Образец уведомления контрагентов об изменении фамилии директора. Информационное письмо о смене генерального директора: образец

Когда в организации меняется руководство, необходимо сообщить о происходящем в налоговую инспекцию. Как составляется , какие сроки устанавливает законодательство, как направить документ – ответы на подобные вопросы вы найдете в нашей консультации.

Законодательная база

Почему нужно сообщать

Другая причина, по которой нужно информировать о смене главного сотрудника в ИФНС – административная ответственность за несоблюдение данного требования. И чтобы предотвратить все возможные неприятности, нужно своевременно отправить уведомление об изменении директора компании, на основании которого инспекторы внесут необходимые коррективы в ЕГРЮЛ.

В какие сроки сообщать

Действующее отечественное законодательство обязывает фирмы сообщать о смене своего руководства в инспекцию по месту регистрации не позднее трех рабочих дней с момента, когда новый сотрудник приступил к выполнению обязанностей. Причем, подать документацию имеет право, как новый, так и предыдущий глава.

При несоблюдении срока уведомления о смене директора в отношении юридического лица применяют такие санкции:

• предупреждение (если налоговики не посчитают нарушение серьезным);
• штраф 5000 руб. (при значительном отклонении от упомянутого срока).

Аналогичное наказание предусмотрено для случаев подачи недостоверной информации. Несмотря на то, что затруднения могут возникнуть и при неверном заполнении уведомления.

Как заполнять

Рассматриваемый документ содержит просьбу внести изменения о новом директоре в реестр. Форма уведомления имеет номер Р14001. Она установлена приказом ФНС № ММВ-7-6-25 и рассчитана на считывание информации машинным способом. Поэтому важно знать некоторые нюансы:

• бланк заполняют от руки печатными буквами;
• для написания данных используют черные чернила;
• не допустимо наличие ошибок или исправлений;
• между словами нужны пробелы;
• если нужно перенести слово, никакие знаки не ставят;
• когда слово начинается с новой строки, а предшествующее полностью вместилось в предыдущую, оставляйте пустую клетку (компьютер примет ее за пробел).

Теперь о том, как заполнять разделы уведомления об увольнении директора (образец можно найти ниже).

1. Титульный лист. Вписывают полное название компании, организационно-правовую форму, ИНН и ОГРН. Адреса указывают в полном соответствии с КЛАДР. В ячейке «Заявление предоставлено» ставят цифру 1 – по причине изменений информации о юрлице.
2. Лист К – содержит сведения о человеке, имеющем право действовать от имени предприятия без доверенности. Страницу заполняют на нового и предыдущего руководителя. В разделе «Причина изменения информации» нужно поставить соответственно цифры 2 или 1 – прекращение полномочий/возложение обязанностей.
3. Лист Р – отражает сведения о человеке, который предъявил уведомление. Информацию о нем аккуратно вносят в листы Р2 и Р3. Также помечают вариант получения подтверждения из налогового органа.

Уведомление необходимо заверить у нотариуса для подтверждения подлинности и придания юридической значимости.

Имейте в виду: пустые страницы не отправляют. И желательно приложить протокол общего собрания или решение участников, чтобы ускорить процесс прохождения регистрации.

Как подать документы

Правила регламента налоговой службы гласят, что заявление о смене генерального директора можно подать в ИФНС разными путями:

• лично в канцелярию налоговой инспекции (может сделать прежний или новый руководитель (понадобится оформить доверенность), а также нотариус);
• через многофункциональный центр;
• по почте России (желательно объявить ценность и сделать опись вложения);
• в электронном виде через сайт ФНС, воспользовавшись специальным сервисом, либо с помощью единого портала госуслуг;
• через нотариуса, заверившего подпись на уведомлении (порядок подачи документов смотрите в ст. 86.3 Основ законодательства о нотариате).

После подачи документации заявителю выдают расписку, содержащую список переданных материалов и дату ответа. В течение пяти рабочих дней инспекция вносит необходимые правки, а по окончании процедуры выдает лист записи ЕГРЮЛ. Он официально подтверждает факт регистрации нового руководителя.

Как получить

Порядок выдачи уведомления о смене генерального директора зависит от того, как вы подавали документацию (см. таблицу).

Кому еще сообщать

Генеральный директор является лицом, взаимодействующим с расчетными счетами, поэтому при смене руководства нужно уведомить об этом банковское учреждение. Понадобится сменить карточку, ключ доступа к счетам и т. д. Банкиры потребуют ряд документов, среди которых обязательно наличие листка ЕГРЮЛ. Сообщать об изменениях в пенсионный фонд, ФСС или медстрах не надо.

В регистрационной процедуре важно уметь правильно оформлять все документы. В том числе, и уведомление о смене генерального директора . Учитывая рассмотренные рекомендации и следуя нашим инструкциям, можно благополучно выполнить все формальности.

Когда в компании появляется новый руководитель, невольно возникает вопрос, а надо ли отправлять кому-нибудь специальное письмо о Образец такого документа и правила его составления необходимо знать заранее, чтобы незамедлительно действовать в сложившейся ситуации.

Вынужденная необходимость

Генеральный директор любого предприятия - это лицо, которое имеет достаточно большую власть. Выступая от лица компании, он может заключать договора, вести переговоры с контрагентами, а также управлять движением всех финансовых средств, которые находятся на ее расчетных счетах. При смене руководства эти полномочия переходят к новому директору. Теперь он должен будет решать все вопросы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. Чтобы уведомить партнеров о происходящей перестановке, необходимо направить им письмо о смене генерального директора. Образец этого документа нельзя найти ни в одном справочнике. Он составляется произвольно и содержит в себе следующую обязательную информацию:

• дату и место внесения изменений;
• Ф.И.О. нового директора;
• документ, на основании которого руководитель наделен определенными полномочиями.

Как будет выглядеть такое письмо о смене генерального директора? Образец может включать в себя только одну фразу, в которой будет подробно отражена нужная информация. Кроме того, к подобному письму желательно приложить копию главного документа, подтверждающего факт назначения и полномочия нового руководителя.

Право подписи

Иногда при составлении такого уведомления возникает вопрос, касающийся того, кто должен подписывать письмо о смене генерального директора? Образец документа в этом случае ничем не будет отличаться от остальных деловых бумаг. Он составляется от имени руководства компании за подписью нового директора. Правда, здесь имеются некоторые тонкости. Для начала нужно напомнить, что подобные изменения подлежат обязательной регистрации в налоговой службе. До этого момента подписывать деловые бумаги, казалось бы, имеет право только прежний руководитель. Но на самом деле ситуация выглядит несколько иначе. Например, бывший директор официально снят с должности, а на его место, на следующий день назначен новый руководитель. В соответствии с кадровыми документами ему даются определенные полномочия, среди которых также имеется право подписи. Прежний директор к этому моменту уже не является членом и официальным представителем данной организации. Значит, подписывать такое письмо должен его преемник.

Оформление информационного письма

Решение о назначении нового генерального директора принимается, как правило, на собрании акционеров. Оно оформляется соответствующим протоколом, после чего издается приказ по предприятию. Затем в трехдневный срок о произошедшей перестановке необходимо сообщить в налоговую службу. Далее, новый руководитель обязан поставить в известность банки, которые занимаются обслуживанием счетов данного юридического лица. В противном случае может возникнуть конфликтная ситуация, связанная с финансовой стороной поддержания заключенных ранее сделок. Только после этого остальным контрагентам направляется о смене генерального директора. Образец этого уведомления составляется в соответствии с общими :

1. Документ оформляется на фирменном бланке либо в левом верхнем углу указываются полные реквизиты компании. Их можно заменить штампом, если таковой имеется у предприятия.
2. В правом углу сверху указываются сведения об адресате.
3. Чуть ниже по центру размещается заголовок, в котором содержится основная тема данного письма.
4. Далее, в основном содержании отражается информация, которую компания желает донести до адресата.
5. Такое письмо должно иметь приложение, в котором контрагенту предоставляются копии подтверждающих документов.
6. В заключение новый руководитель ставит свою личную подпись и заверяет ее круглой печатью предприятия.

Изменение фамилии руководителя

В случае, когда руководитель остался прежним, но изменились его паспортные данные, поступать необходимо аналогичным образом. Взять, к примеру, ситуацию, когда по тем или иным причинам директор вынужден был сменить фамилию. Чтобы документы, подтверждающие его полномочия, имели юридическую силу, необходимо внести в них определенные изменения. Для этого нужно обратиться в соответствующие инстанции. Сделать это можно:

• лично;
• через оформив на него доверенность;
• по почте, отправив информацию заказным письмом с уведомлением.

Обращением в данном случае будет служить письмо о смене фамилии генерального директора, образец которого зависит от того, кому именно он направляется. Так, в отделение обслуживающего банка информация передается для замены карточки с образцом подписи. Остальные заинтересованные лица также должны быть уведомлены о новой фамилии руководителя. Это нужно для правильного составления документов, касающихся взаимного сотрудничества и иных видов деятельности.

Генеральный директор - главный действующий субъект, единолично представляющий исполнительный орган предприятия. Он действует в интересах юридического лица, а его полномочия прописываются уставными документами. Сведения о субъекте, занимающем этот пост, заносятся в ЕГРЮЛ.

При заключении сделок контрагенты предприятия должны проверить полномочия руководителя. А если происходит смена работника, то об этом необходимо уведомлять контролирующие органы и партнеров. И неважно, по какой причине происходит смена: увольнение генерального директора по собственному желанию или по инициативе собственников юридического лица, в связи со смертью или по другим обстоятельствам.

Часто возникает ситуация так называемого двоевластия, когда один директор еще не уволен, а другой уже приступил к своим обязанностям. Собственникам предприятия не следует допускать двоевластия, ни в коем случае не должно быть двух директоров одновременно.

Единого образца информационного письма о смене генерального директора не существует. Каждое предприятие может составить его в произвольной форме. Ниже можно найти примеры.

Как правильно

Смена директора - ответственный шаг для любой организации, поэтому следует придерживаться пошаговой инструкции, чтобы не допускать ошибок.

Собрание собственников и принятие решения

Руководитель юридического лица - ключевая фигура в любой организации, поэтому для его смены придется созывать всех акционеров.

Решение о смене генерального директора должно быть оформлено протоколом, в котором может быть всего три вопроса:

1. Освобождение от исполнения обязанностей действующего директора.
2. Назначение нового лица на эту должность.
3. Утверждение нового директора.

Представляем вашему вниманию примерный образец этого документа:

Единого собственника ООО

Дата и место составления

Единственный участник ООО… ФИО, паспортные и регистрационные данные, -

1. Освободить от занимаемой должности... должность … ФИО, паспортные данные, на основании его заявления от... дата... - с... дата.
2. Назначить новым... должность … ФИО, паспортные данные, с... дата.
3. Обязанности по внесению изменений возложить на юрисконсульта ФИО, паспортные данные.

Участник ООО... ФИО … подпись.

Кадровый учет

Теперь можно провести увольнение генерального директора по собственному желанию или другим причинам, указанным в кадровой документации и, соответственно, принять новое лицо на эту должность. В приказе в качестве основания для увольнения будет выступать не только заявление, но и протокол собрания.

Нотариус

Далее следует обратиться к нотариусу, заполнить заявление по форме Р14001, которое он же и заверит. Как правило, для проведения нотариальных действий потребуется представить регистрационные документы юридического лица и протокол о принятом решении. Иногда, в случае необходимости, нотариус может дополнительно запросить выписку из налоговой службы и ЕГРЮЛ.

Внесение изменений в ЕГРЮЛ

Налоговые органы необходимо уведомить о смене руководства не позднее 3 дней с момента проведения собрания. Нарушать предусмотренный законодательством срок не рекомендуется, так как за это предусмотрены административные санкции в виде штрафа в 5 тысяч рублей.

Также следует подать информационное письмо в региональное отделение ФНС о смене генерального директора по образцу Р14001, заверенное нотариально.

Нормативные акты не предусматривают предоставления иных документов, но, как показывает практика, могут понадобиться копии решения учредителей и приказов об увольнении и приеме.

В результате представителю предприятия будет выдана новая выписка из ЕГРЮЛ.

Процедура внесения изменений длится не более 5 дней.

Уведомление банка

Теперь, когда все формальности улажены, необходимо сообщить в банк, в котором обслуживается предприятие, о произошедших изменениях. Единого образца информационного письма о смене генерального директора нет, его можно составить в произвольной форме. Необходимо представить документы, подтверждающие правомочность проведенных изменений, то есть протокол, приказы, новую выписку из реестра и копию паспорта нового руководителя. Для предприятий, которые подключены к интернет-банкингу, потребуется пройти процедуру генерации нового ключа.

Информационное письмо о смене генерального директора, примерный образец для банка:

Руководителю КБ…

Согласно договору от... дата...

Настоящим уведомляем Вас, что... дата... на должность … дата... назначен … ФИО …

Приложения:

1. Протокол...
2. Приказы...
3. Выписка из реестра.
4. Копия паспорта...

Руководитель предприятия … подпись … ФИО.

Уведомление контрагентов

Теперь можно составлять и рассылать письма о смене генерального директора контрагентам. На уровне законодательства не установлены определенные сроки по уведомлению партнеров. Также нет единого образца информационного письма о смене генерального директора. Однако рекомендуется заглянуть в договоры, возможно, там есть какие-либо оговорки.

Как правило, прилагать все документы, сопровождающие процедуру смены директора, не требуется, достаточно наличия выписки из ЕГРЮЛ.

Информационное письмо о смене генерального директора: образец уведомления партнеров

Исх № ... дата...

Директору ООО...

По контракту номер … от …

На основании протокола учредителей от... дата... к исполнению обязанностей … должность … ООО... с … дата... приступил … ФИО.

Приложения:

1. Копия выписки из ЕГРЮЛ.

Генеральный директор.. дата.. ФИО.

Необходимо отметить, что у юридического лица есть обязанность уведомлять о произошедших изменениях только налоговые органы и банковские учреждения, в остальных случаях это делается на усмотрение руководства. Однако, как показывает практика, во избежание недоразумений с партнерами по бизнесу, лучше уведомить и их.

В процессе деятельности организаций, предприятий и иных субъектов хозяйствования может происходить смена руководителя. Информацию о данном событии необходимо в обязательном порядке предоставлять надзорным и контролирующим органам и службам. В частности, для предъявления уведомления о смене генерального директора в банковские учреждения существует определенный порядок.

Процедура смены руководителя

При назначении нового генерального директора предприятия следует подать заявление в Единый госреестр юридических и физических лиц (ЕГР), где будет проведена перерегистрация руководящего лица. Затем следует известить налоговую службу, а также сообщить новые сведения в банк. Учреждение банка, в котором открыты счета организации, не будет проводить никаких операций с денежными средствами, пока личность нового руководителя не будет подтверждена.

Документы в банк

При смене директора банку необходимо предоставить:

• справочный документ, подтверждающий внесение изменений в Единый госреестр юридических лиц;
• выписку из ЕГР, которая должна быть датирована не позднее 30-ти дней на момент предъявления;
• выписка из протокола собрания соучредителей, принявших решение о смене генерального директора, директора, руководителя;
• приказ по предприятию о назначении и вступлении в должность назначенного лица.

Новый руководитель должен лично явиться в банковское учреждение с пакетом вышеперечисленных документов. Работник банка идентифицирует назначенное лицо, вносит соответствующие изменения, а также в обязательном порядке обновляет образец подписи руководителя путем заверения банковской карточки.

Только после всех этих процедур новый директор обладает всеми полномочиями руководителя, и приобретает возможность исполнять обязанности в полном объеме.

Другие фонды

Нет необходимости направлять аналогичные уведомления в иные государственные организации и фонды (ПФ, ФСС, ФОМС и пр.). Вся информация о смене руководителя поступит электронным путем, посредством службы одного окна.

Владельцу предприятия следует осуществить контроль процесса смены генерального директора:

• организовать передачу всех документов от бывшего руководителя вновь назначенному, и оформить документально;
• проследить, чтобы освобожденное от занимаемой должности лицо не могло распоряжаться денежными средствами предприятия;
• отозвать все ранее выданные доверенности, опубликовав данную информацию в средствах массовой информации и оповестив партнеров письмом о смене ген. директора.

1. Скачать образец информационного письма

Информационное письмо составляется с целью информирования, рекламирования продукции, предложения сотрудничества и в других случаях. В информационном письме может указываться на смену цен, реквизитов и др. Существует несколько видов информационных писем. Сообщение, заявление, подтверждение, напоминание и подобные виды писем должны быть составлены согласно принятым правилам делового общения.

Как написать информационное письмо

Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:

• письмо-сообщение (извещение, уведомление) - о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
• письмо-заявление - о каких-то намерениях адресанта;
• письмо-подтверждение - о получении товара, денежных средств, документов;
• письмо-напоминание - о выполнении обязательств;
• рекламно-информационное письмо - реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Образец информационного письма о смене директора

О смене директора

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № xx от xxxxxxx г. С xxxxxxx г. директором ООО «Мишень» назначен Петров Петор Петрович

Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.

Образец информационного письма о выставке

Уважаемые участники!

Просим вас ознакомиться с условиями участия в выставке «Город моими глазами» и подтвердить ваше согласие на участие в течение 5-ти дней .

1. Выставка состоится 09 февраля 2012 года с 9.00 до 19.00 на Ленинградском бульваре в здании «Дома Культуры» Союза журналистов Украины.
2. Минимальный размер изображения по короткой стороне - 20см (напр. отпечаток 20х30), максимальный по длинной стороне - 45см (напр. отпечаток 30х45).
3. Фотографии будут размещаться на стендах, на ватмане.
4. Каждый участник выставки может разместить до 10 работ. Просьба сообщать о количестве фотографий заранее.
5. Определиться в количестве и формате фотографий и выслать нам на электронный адрес Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. для предварительного ознакомления их мини-изображения (preview 800х600 точек) с названием и фамилией автора вам необходимо до 01 февраля .
6. Готовые и утвержденные работы можно будет принести 07 февраля .

C уважением, оргкомитет

Приложение. Сведения о фотовыставке (жюри, партнеры).