Одиннадцатый форум «Внутренний и внешний электронный документооборот» , организованный порталом сайт , состоится 24-25 октября 2019 года (место проведения: Москва, Отель Марриотт Новый Арбат, ул. Новый Арбат, д. 32 ).
- только практические кейсы
- 25+ спикеров из ведущих компаний
- Доклады от представителей госорганов
- Панельные дискуссии на самые актуальные темы
Действуют скидки за раннюю регистрацию. Успейте зарегистрироваться по наиболее выгодной цене!
Одним из наиболее эффективных шагов к цифровизации компании является внедрение электронного документооборота, именно поэтому тема ЭДО очень актуальна. Переход на ЭДО во многих компаниях либо уже начат, либо в самом скором времени планируется, важно знать уже сейчас о практическом опыте ведущих компаний. |
|
|
В рамках Форума, 24 октября пройдет церемония награждения победителей конкурса «Лучший ЭДО России и СНГ 2019». Вся информация о Конкурсе . |
Ключевые темы форума:
- Законодательные изменения, новые возможности и тенденции в сфере ЭДО
- Нововведения регулятора в кадровом ЭДО и их практическое применение
- Как с помощью ЭДО повысить эффективность бизнес-процессов в компании
- Панельная дискуссия: роботизация бизнес-процессов в ЭДО
- Как правильно организовать и систематизировать электронный архив
- Использование ЭП: как обеспечить юридическую значимость документов
- Особенности взаимодействия бизнеса с операторами ЭДО
- Дебаты: Роуминг vs мультиоператорность
- Как наладить взаимодействие системы электронного документооборота с другими элементами ИТ-архитектуры компании
Аудитория форума:
- Финансовые директора
- ИТ-директора
- Главные бухгалтера
- Руководители проектов внедрения ЭДО
- Специалисты финансово-бухгалтерских служб
- Специалисты по налогообложению
- Юристы
- Представители Общих центров обслуживания
Прислушайтесь к отзывам участников прошлых мероприятий:
Ирина Щадилова, Евраз Холдинг
«Организация форума на высшем уровне, благодарна за такое актуальное, ценное мероприятие в области ЭДО»
Галина Юрьева, Галс-Девелопмент
«Интересные содержательные выступления. Хорошая организация форума. Благодарю»
Екатерина Гудалина Велком
«Спасибо, что внесли пожелания по теме внедрения ЭДО. Отличный состав участников и разнообразных кейсов по ЭДО»
Любовь Шишова, Полиметалл
«Хорошо организованное мероприятие: место проведения, формат встречи и докладов, возможность общения с участниками»
Андрей Дроздов, Содружество-Инфо
«Прекрасная организация, живая дружественная атмосфера, интересные актуальные доклады. Успехов в развитии!»
Людмила Мануилова, Ранбакси Лабраториз Лимитед
«Очень интересная, полезная конференция. Полученные знания и опыт других компаний будет применим на практике»
Елена Бебешко, Теле2
«Отлично организованное мероприятие, удачно подобранная локация, отличный подбор тем и докладчиков»
Елена Донцова, Селигдар
«На Форуме впервые, спасибо за то, что докладчики - практики, много узнала нового и ценного. Спасибо за отличную организацию»
Елена Литвинова, Областной аптечный склад
«Высокий уровень организации, возможность узнать опыт в других отраслях, возможность обмена информацией и получение интересных контактов»
Андрей Скрыль, Севкабель Холдинг
«Организация конференции на достойном уровне, доклады интересные, очень познавательно, стимулирует внедрить ЭДО»
Татьяна Федяева, Байер
«Очень познавательно, дружелюбная обстановка, много полезной информации с точки зрения лучших практик»
Замира Абдурахманова, Enter Engineering
«Отличная подготовка и выступление докладчиков, ценный практический опыт внедрения СЭД»
ECM – это просто или сложно?
Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу)! Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение электронного документооборота – самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение…
Но бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется специальная информационная система для управления контентом (ECM-система) . То есть, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает.
Чтобы прийти к пониманию озвученной потребности, увидеть прикладную пользу от использования конкретного ИТ-решения, необходимо не только «вырасти», но еще и понять, каким же образом вообще устроена ECM-система. Какие этапы работы с информацией охватываются инфраструктурой ECM? Что возможно делать с информацией на каждом из этапов? Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией? Как обширная теория воплощается в практике?
Данный раздел нашего интернет-ресурса собрал и структурировал материалы, просто освещающие сложные вопросы, связанные с управлением корпоративным контентом.
Что такое электронный документ, СЭД, ECM
Существует множество определений того, что такое электронный документ, СЭД, ECM... Мы постараемся дать вам самые понятные и емкие из них.
Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.
Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".
Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.
Нужна ли Вам ECM-система
Чтобы оценить, нужна ли вам СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:
- вы можете сразу найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнером?
- вы можете точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены, какие просрочены?
- вы уверены, что существующая скорость согласования документов создает положительный имидж вашей организации?
- вас устраивает объем бумаг, которые лежат на вашем столе?
- вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, выпущенный вами на согласование?
Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьез задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы.
Преимущества электронного документооборота
Прозрачность бизнес-процессов . Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.
Повышение исполнительской дисциплины . По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников . Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.
Обеспечение конфиденциальности информации . Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
Выполнение требований стандартов ISO 9000 . Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:
- обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
- поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
- предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.
Легкость внедрения инноваций и обучения . Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
Развитие корпоративной культуры . Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.
Рост конкурентных преимуществ . Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.
Технологии ECM
К управлению корпоративной информацией (или контентом) можно подойти и со стороны практики, и со стороны теории. Несомненно, практические аспекты ECM интересны прежде всего в силу своей бизнес-направленности. Однако, чтобы разнообразные практические вопросы сложились в структурированную систему знаний, необходим теоретический базис по технической составляющей. Для этого нужно обратить внимание, на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management): захват (Capture), управление (Manage), хранение (Store), защита (Preserve) и доставка информации (Deliver).
Управление информацией производится на протяжении всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после окончания срока хранения. Информация пронизывает все процессы организации, она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при помощи различных приложений, но только ECM делает акцент на том, что должен быть единый подход к управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла.
Стоит обратить внимание на то, что с точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда документ участвует в потоках работ (workflow). С чисто технической же точки зрения эти этапы не несут выраженной смысловой нагрузки, они обозначены общим термином «управление документом».
Подробнее о технологиях управления информацией читайте в статьях:
Функционал и классификация СЭД и ECM-систем
По заявлениям исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из шести функций:
- управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т.д.);
- совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
- сканирование документов и управление образами бумажных документов;
- управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
- workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
- управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.
В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:
- системы делопроизводства
- электронные архивы
- workflow-системы
- комплексные или ECM-системы.
Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела "Функционал СЭД и ECM":
Пример бизнес-процесса в ECM-системе
Как подружить ERP и ECM-системы
ERP (Enterprise Resource Planning) – стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) посредством информационной системы.
Хотя и ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией, но характер этой информации совершенно разный. Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная информация. Документ ERP-системы представляет собой четко заданную форму (описывающая один из ресурсов – финансы, материальные ценности, производственные мощности), где набору реквизитов соответствуют их значения и определенная логика обработки.
Документ ECM-системы (единица контента) - это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM-системы нет разницы это текстовый документ, таблица, видео-файл или чертеж. Система одинаково хорошо будет включать такие документы в бизнес-процессы согласования, назначить права или осуществлять поиск нужного документа.
Интеграция ERP и ECM на предприятии - это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.
Подробнее про интеграцию ERP и ECM-систем читайте:
Чего не стоит ждать от ECM-системы
В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путем интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определенный круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы.
СЭД и ECM-система в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней некоторых задач будут малоэффективны.
Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования заказчиков, реализация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной .
Кадровое делопроизводство . Несмотря на то, что кадровое делопроизводство напрямую связано с документами, задача данного направления – не в управлении самими документами, а в учете и управлении кадрами. Необходимо получать различные выборки по персоналу (по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д.), для этого информация должно храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов. Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов.
- Practicum DIRECTUM: Приказы, заявления, заявки + ECM = Кадровые документы в обороте
Учет финансовых документов . Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др. Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов - это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при больших объемах документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учетом прав доступа, ЭЦП и т.д.
Совместное использование ECM и ERP-систем полезно на следующих уровнях:
- хранение образов документов в ECM, учет которых ведется в ERP;
- хранение отчетов ERP в ECM, в т.ч. подписанных ЭЦП;
- согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.
Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами (счетами-фактурами, договорами, накладными и актами) с контрагентами в электронном виде. И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество. .
Полезными для изучения этой темы будут материалы:
Анализ и моделирование бизнес-процессов .
Как правило, для анализа и моделирования бизнес-процессов используются системы класса BPM (). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).
Классическая СЭД может дать некоторый объем информации для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчетов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных необходимых для полноценного анализа.
Целесообразно реализовывать интеграцию СЭД и систем моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре. Кроме того, эффективным будет использование СЭД, как поставщика данных для анализа существующих бизнес-процессов, которые выполняются в СЭД.
С другой стороны, имеющиеся на рынке системы управления документами часто выходят за рамки СЭД и сближаются с классом BPM-систем, тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.
Подробнее о позиционировании ECM-системы вы можете почитать в рубрике .
Внедрение ECM системы
Эффект от внедрения
Оценка эффекта от ECM-проекта по своей сути ничем не отличается от оценки эффективности ИТ-проекта, а оценка ИТ-проекта - от оценки любого проекта компании.
Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или развертывание бухгалтерской системы. Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях эффект посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчет эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа в Интернет). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, например тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.
СЭД и решения на ее основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация – нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, – в большинстве случаев расходы косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования, которую формализовать часто достаточно сложно.
Мы предлагаем вам описание нескольких методик, для оценки эффективности ECM-проектов:
- организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
- исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
- настройка и адаптация ECM-системы;
- обучение персонала;
- опытная эксплуатация.
- активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
- выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ECM-системы;
- организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе с системой.
- нарушение сроков проекта;
- нарушение бюджета проекта;
- неполное достижение поставленных целей (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
- полный срыв внедрения (после внедрения система реально не работает).
- консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
- низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
- неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
- недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
- нечеткое управление проектом.
- детальное предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
- четкие директивы и личный пример руководства;
- обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем.
- поэтапность внедрения.
Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:
Организовать процесс внедрения предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий со стороны собственных сотрудников, сроки внедрения скорее всего затянутся. Во втором случае потребуются значительные финансовые затраты на оплату услуг сторонней организации, но сроки и результат проекта буду более гарантированы.
В любом случае обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:
Проблемы и риски внедрения ECM-системы
Во многом проблемы и риски внедрении ECM-системы совпадают с проектами внедрения других информационных систем масштаба предприятия и приводят к следующим негативным последствиям :
Специфика рисков при внедрении ECM-системы связана с тем, что за короткий срок необходимо большую часть сотрудников предприятия перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:
Пути предотвращения рисков в общем-то стандартные:
Достоверность и законность электронного документа
Сфера управления электронным контентом и электронное взаимодействие сейчас активно развивается. Развивается и законодательство, какие-то нормы фиксируются в нем после того, как устоялись в жизни, какие-то наоборот появляются с вводом законодательных актов.
Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа – всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?
Для этого создана электронная подпись (ЭП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.
В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя. Ключ ЭП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).
При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается .
Если вы хотите изучить вопрос использования электронной подписи, обратитесь к разделу .
Если вы хотите изучить разные сферы законодательства – знакомьтесь с материалами рубрики .
Напутствие
Надеемся, этот раздел помог вам понять, что значит электронный документооборот и пришла ли пора внедрить ECM-систему в вашей организации.
Мы желаем вам успехов в освоении новых технологий, а материалы нашего ресурса всегда помогут вам найти ответы на вопросы в сфере ЭДО.
Продолжительность: 2 дня
"1С:Документооборот 2.1" – универсальная система автоматизации документооборота, процессного учета и совместной работы. В программе предусмотрено 13 больших функциональных блоков и более 1000 интерфейсов. От того, насколько умело вы будете пользоваться этим богатством, зависит эффективность вашей повседневной работы и вашего предприятия в целом. Более подробно, см. http://www.v8.сайт/doc8/
На этом курсе мы с вами:
-
изучим все прикладные возможности программы;
научимся эффективно использовать их в повседневной работе;
освоим приемы быстрой работы.
Ряд тем курса будут представлены разработчиками программы, и вы сможете напрямую пообщаться с ними.
Продолжительность: 2 дня
Проект внедрения электронного документооборота включает техническую часть (собственно внедрение программы) и подготовительную, основная задача которой – организовать документооборот компании, подготовить процессы работы с документами к автоматизации. Для успешного прохождения подготовительного этапа требуется уверенное владение предметной сферой управления документами. Специалисты по внедрению электронного документооборота не всегда обладают этими знаниями. Поэтому учебный курс содержит основы управления документами в том объеме, который обеспечит уровень знаний, достаточный для участия в проектах внедрения. Организация и ведение документооборота рассматривается с учетом применения серии готовых методических продуктов, разработанных фирмой "1С". Курс НЕ рассчитан на ознакомление с функциональными возможностями программы «1С:Документооборот».
Цель курса: подготовить специалистов-консультантов по документообороту для проектов внедрения программы «1С:Документооборот».
Задачи курса:
Обучить слушателей методике проведения подготовительных работ для успешного внедрения программы «1С:Документооборот». По окончании обучения слушатель сможет
оценить эффективность действующих делопроизводственных процессов и наметить планы их оптимизации;
навести порядок в бумажных документах;
автоматизировать договорную, распорядительную деятельность, автоматизировать работу с другими внутренними документами;
организовать деятельность службы делопроизводства
применять на практике готовые методики постановки документооборота, разработанные фирмой «1С».
Слушатель получит практические навыки:
автоматизации работы с отдельными видами документов
1C: Document management. Automated document management
Вам необходимо автоматизировать делопроизводство в организации? Хотите научиться правильно и эффективно работать с документами? Изучите возможности комплексной организации автоматизированной системы электронного документооборота на базе «1С: Документооборот 8» . Представляем обновлённую версию популярного курса, где рассматриваются возможности новой редакции программы – 2.1.
Курс предназначен для специалистов по делопроизводству - секретарей, архивариусов, а также руководителей, желающих приобрести навыки современного управления потоком документов в организации.
Сегодня для эффективной и быстрой работы организациям просто необходим электронный документооборот. Управление документами предприятия требует правильно организованной системы документооборота. С её помощью можно вести электронный архив, контролировать движение документов, выполнение поручений и многое другое. Электронный документооборот в «1С:Документооборот 8» упрощает совместную работу сотрудников с документами и файлами, повышает эффективность деятельности коллектива и организации в целом!
Пройдя курс, Вы изучите возможности комплексной организации автоматизированной системы электронного документооборота на базе программы «1С: Документооборот (редакция 2.1)». Будете ориентироваться в настройках, настраивать программу, классифицировать документы. Вы сможете регистрировать входящие и исходящие документы, внутренние файлы, контролировать их движение внутри организации, архивировать и создавать отчеты. Ни один документ не потеряется, а Вы станете незаменимым сотрудником в компании!
Курс входит в программу подготовки к сертификационному экзамену
Любой проект по внедрению информационной системы, в т. ч. и СЭД, состоит из нескольких этапов. Это этапы проектирования, разработки, собственно внедрения, опытной и промышленной эксплуатации системы.
Но нельзя забывать о том, что после внедрения СЭД будущих пользователей необходимо обучить работе в системе. В данной статье будут рассмотрены основные методы организации обучения, примеры программ для различных групп сотрудников, вопросы их мотивации.
Подготовка к эффективному внедрению СЭД начинается заранее, еще на этапе проектирования системы, что существенно влияет на возврат инвестиций от всего проекта.
При этом немаловажным является процесс подготовки и организации обучения, который включает в себя комплектование групп, подготовку программы, выбор наиболее удобной формы проведения обучения и т. д. и в идеале должен осуществляться параллельно разработке СЭД.
А само обучение проводится непосредственно перед полноценным использованием СЭД в работе, поскольку полученные знания необходимо закреплять сразу после прохождения обучения, что позволит эффективно работать в СЭД не только делопроизводителям, но и всем сотрудникам компании.
Группы пользователей СЭДКак правило, требования к будущим пользователям системы прописываются в техническом задании в разделе с описанием квалификации персонала, но зачастую эти требования весьма общие и не дают детального представления.
Не секрет, что с каждым годом квалификация и компетенции персонала, в т. ч. делопроизводителей и специалистов ИТ-подразделений компании, растут.
Те времена, когда компания просила внедрить СЭД, не имея представления о процессе и функционале системы, остались далеко позади. Сейчас многие делопроизводители имеют богатый опыт работы с различными СЭД и подходят к вопросу внедрения информационной системы профессионально.
В компетенции руководителей производственных подразделений обычно не входит глубокое знание документооборота и делопроизводства, т. к. они отвечают за основную производственную деятельность компании и СЭД для них является не основным, а вспомогательным инструментом.
Поэтому еще на этапе проектирования СЭД для разных групп пользователей разрабатываются различные интерфейсы по работе в системе.
Для делопроизводителей предусматривается расширенный функционал , а для руководителей подразделений и департаментов интерфейс проектируется в зависимости от их компетенций.
А интерфейс для руководителей компаний – отдельная тема, т. к. он требует особого подхода к настройке и разработке: для одних руководителей используется та же система, что и у делопроизводителей, но с другими настройками; для других – разрабатывается мобильное рабочее место с упрощенным интерфейсом для оперативной работы.
В этой связи программы обучения для разных пользователей также будут не одинаковыми .
Когда и кем осуществляется обучениеОбучение может осуществляться как собственными силами компании, так и с привлечением внешних консультантов, а также может использоваться смешанный подход. В любом случае, все работы курируются руководителем службы ДОУ.
Для успешного внедрения СЭД необходимо заранее продумать систему мотивации сотрудников по работе в Системе.
Еще на этапе проектирования СЭД разрабатываются показатели эффективности работы в системе и проектируются отчеты для оценки исполнительской дисциплины сотрудников .
Система мотивации согласовывается с руководством компании и отделом по работе с персоналом.
Организация и подготовка к корпоративному обучению СЭД осуществляется на поздних этапах разработки Системы.
Обучение сотрудников компании стартует на этапе опытной эксплуатации СЭД , а отработка полученных в результате проведенного обучения навыков идет уже на практике, во время промышленной эксплуатации системы.
На этапе промышленной эксплуатации системы в некоторых компаниях также организуют рабочую группу поддержки пользователей , которая проводит индивидуальные консультации пользователей на местах.
Эта поддержка может осуществляться как самостоятельно силами компании, так и с привлечением внешних консультантов.
Наиболее распространены случаи, когда в рабочую группу по внедрению СЭД и обучению сотрудников входят представители ИТ-подразделений, а сотрудник отдела делопроизводства курирует процесс и является консультантом по спорным делопроизводственным вопросам.
Программы обучения СЭДПри разработке программ обучения следует уделить особое внимание формированию учебных групп: их нужно формировать таким образом, чтобы обучающиеся относились к одной горизонтали карьерной лестницы и имели схожие полномочия по работе в СЭД.
В любом случае, если вам предоставили готовый список участников обучения, заранее проверьте состав группы, роли участников в системе и их полномочия. Для каждой группы пользователей должна быть составлена своя программа обучения.
Среди основных групп пользователей СЭД можно выделить сотрудников делопроизводственного подразделения, рядовых сотрудников подразделений, секретарей подразделений и личных секретарей руководителей, руководящий состав компании и ее подразделений.
Приведем примеры состава программ обучения для разных групп пользователей СЭД
Группа пользователей | Примеры программы обучения |
Сотрудники канцелярии | · Работа с входящими документами · Поиск документов · Работа со справочниками (номенклатура дел, нумераторы и др.) |
Сотрудники подразделений | · Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов) |
Секретари подразделений | · Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Наложение резолюций, формирование поручений · Контроль исполнения поручений · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Работа со справочниками · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов) |
Личные секретари руководителей | · Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Наложение резолюций, формирование поручений · Контроль исполнения поручений · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Работа со справочниками · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов) · Работа в режиме «Замещение руководителя» |
Руководители | · Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Наложение резолюций, формирование поручений · Контроль исполнения поручений · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов) · Работа в режиме «Мониторинг работы секретаря» |
Для администраторов системы формируются отдельные обучающие группы и программа обучения.
Перед началом корпоративного обучения желательно, чтобы перед сотрудниками выступил авторитетный руководитель .
Например, для сотрудников отдела делопроизводства это будет руководитель отдела делопроизводства, при организации обучения для сотрудников отдела продаж –руководитель отдела продаж и т. д.
Руководитель расскажет о том, зачем проводится обучение, какие навыки сотрудники должны приобрести в результате обучения и как эти навыки будут использоваться ими в дальнейшей работе.
Руководитель должен обозначить зоны ответственности сотрудников и их задачи в части применения СЭД в процессе выполнения своих должностных обязанностей.
Небольшое выступление в течение нескольких минут способно не только мотивировать сотрудников активно использовать СЭД, но и повысить качество проведения корпоративного обучения, улучшить и облегчить процесс внедрения СЭД в компании в целом.
Виды и формы обученияСреди вариантов обучения работе в СЭД выделим очное (дневное) и заочное обучение.
Обучение работе в СЭД возможно как на рабочем месте пользователя, так и вне рабочего места, при этом обучение вне рабочего места может проходить как на территории учебного центра компании, так и в форме дистанционного обучения.
Существует своя классификация и для форм обучающих:
- лекция;
- семинар;
- практическое задание;
- тренинг;
- консультация;
- производственная практика;
- самостоятельная работа и др.
При всем многообразии видов организации и проведения обучения на практике при внедрении СЭД используют несколько вариантов:
- очное обучение в группах;
- очное обучение отдельных сотрудников (индивидуальное обучение);
- дистанционное обучение.
Также возможна комбинация нескольких вариантов обучения.
Очное обучение в группахДанный подход используется для массового обучения сотрудников. Формируются общие программы, по которым будут проходить обучение все сотрудники компании.
Очное обучение в группах обычно проводится перед промышленной эксплуатацией системы в тех компаниях, которые:
- имеют 12 и более сотрудников, работающих с СЭД;
- могут предоставить классы/помещения для проведения обучения;
- могут выделить время для обучения своих сотрудников. Групповое обучение используется:
- при плановом массовом обучении пользователей с отрывом от производства;
- когда общее количество сотрудников для обучения в группах составляет от 8 до 80 человек;
- когда необходимо быстрое, эффективное и массовое обучение для запуска СЭД в эксплуатацию;
- при отсутствии ограничений по бюджету, когда компания готова оплатить очное обучение всех сотрудников;
- когда обучение организуется и проводится самостоятельно или с привлечением внешних консультантов компании, осуществляющей внедрение СЭД.
Основные характеристики очного обучения в группах
Этот подход к обучению является одним из самых популярных при внедрении СЭД.
На практике (при недостатке ресурсов) в качестве компромиссного варианта компании организуют обучение в очной форме хотя бы для одного сотрудника от каждого подразделения, который впоследствии, в свою очередь, сможет передать полученные знания коллегам по подразделению.
В рамках обучения формируются целевые группы, организуется обучающий класс, выделяется отдельное помещение.
Классы должны быть оборудованы компьютерами, чтобы каждый обучающийся мог пошагово выполнить все действия в системе по программе обучения.
Желательно, чтобы класс был также оборудован проектором и доской для записей, т. к. они удобны для демонстрации функционала системы и ответов на вопросы аудитории.
В ходе обучения принято рассматривать реальный процесс по работе с документами, используемый в компании.
Чем реалистичнее будет тестовый пример, тем лучше сотрудники усвоят знания и оценят практическую пользу от внедрения СЭД.
Формы группового обучения
СеминарыПри этой форме обучения все сотрудники сначала прослушивают общий теоретический курс по принципам работы в системе, а затем выполняют практические задания на своих рабочих местах.
Преимущество данного подхода заключается в том, что пользователи изучают только необходимые им в работе возможности системы. В качестве недостатка можно выделить то, что все изучают ограниченную часть функционала системы и не знают о функциональных возможностях других подразделений.
ТренингиВ данном случае роли по работе с документом распределяют между участниками тренинга, и каждый участник выполняет свою часть задач по обработке документа с учетом своих реальных должностных обязанностей.
Из преимуществ такой формы обучения можно выделить возможность проследить пошагово весь процесс работы с документами, изучить более полно возможности системы. Из недостатков – зачастую сотрудники воспринимают такое обучение как время, потраченное впустую, что вызывает негативные реакции при работе в СЭД.
Очное обучение выделенных сотрудников
Очное обучение выделенных сотрудников проводится в компаниях, которые:
- имеют до 8–12 сотрудников, работающих с СЭД;
- могут выделить минимальное время для обучения своих сотрудников СЭД.
Данный подход используется для обучения ограниченного количества сотрудников, а также руководителей подразделений или ответственных сотрудников подразделения (далее – сотрудники-тренеры), которые в дальнейшем будут обучать остальных сотрудников своих подразделений.
Основные характеристики очного обучения выделенных сотрудников
Вид обучения | Парное, групповое (в небольших группах); индивидуальное; |
Метод организации | Вне рабочего места; на рабочем месте |
Форма преподнесения материала | Углубленный семинар для небольшой группы сотрудников; индивидуальная консультация для каждого сотрудника |
Место проведения | Обучение пользователей без отрыва или с минимальным отрывом от производства в классе/помещении или на рабочих местах |
Количество участников | Не более 8–12 человек |
Время обучения | Не более 1–2 часов |
Очное обучение выделенных сотрудников проводится как на этапе опытной и промышленной эксплуатации СЭД, так и при приеме на работу новых сотрудников компании.
Нюансы мотивации сотрудников в вопросе самостоятельной организации обучения других пользователей необходимо решать еще до начала проекта.
Не заинтересованные сотрудники могут воспринять новые обязанности как дополнительную и ненужную нагрузку, что существенно повлияет как на эффективность их собственного обучения, так и на качество обучения других сотрудников.
Углубленные семинарыОчное обучение отдельных сотрудников обычно проходит в несколько этапов:
обучение сотрудников-тренеров осуществляется с привлечением внешних консультантов, а затем обученные сотрудники-тренеры самостоятельно обучают всех остальных пользователей системы.
В качестве преимуществ данной формы обучения можно отметить углубленное изучение функционала и экономию времени и ресурсов компании.
Из недостатков – не все сотрудники, работающие с системой, знают все функции и возможности системы, а это, в свою очередь, влияет как на эффективность работы самого сотрудника, так и на возврат инвестиций при внедрении СЭД в компании.
Индивидуальные консультацииИндивидуальное обучение на местах чаще всего проводится для руководителей.
Персональные консультации пользователей при работе в системе применяются как на первых этапах работы в системе для адаптации, так и на этапе промышленной эксплуатации.
Из преимуществ такого подхода выделим углубленное изучение необходимого функционала системы и индивидуальный подход к пользователю. Однако по затраченному на обучение времени данный подход уступает очному обучению в группах.
Дистанционное обучение
Дистанционное обучение сотрудников проводится в компаниях, которые:
- имеют более 100 сотрудников, работающих в СЭД;
- не могут предоставить классы/помещения для проведения обучения;
- не могут выделить минимальное время для обучения своих сотрудников СЭД.
Данный вид обучения используется для массового обучения сотрудников без отрыва от производства, в удобное для них время.
Инструменты, применяемые для дистанционного обучения, могут быть различными, к ним относятся:
- регламент, инструкция, руководство пользователя;
- обучающая презентация;
- видеоролик по работе с системой;
- электронный курс по работе с систе мой.
Основные характеристики дистанционного обучения
К дистанционному обучению прибегают на этапе промышленной эксплуатации и для обучения новых сотрудников компании.
Основная сложность при организации дистанционного обучения заключается в мотивации сотрудников.
Многие сотрудники не считают обучение работе в системе значимым для своей работы, надеются на своих коллег из соседних подразделений, которые покажут им, как все работает.
Но если не все сотрудники компании, работающие с документами, пройдут курс обучения СЭД, система будет использоваться неэффективно.
В результате понесенные затраты на внедрение системы могут не окупиться и такой проект с уверенностью можно будет назвать провальным.
Поэтому заранее нужно позаботиться о системе мотивации сотрудников и решить вопрос контроля за прохождением обучающего курса СЭД всеми сотрудниками компании.
При самостоятельном дистанционном обучении сотрудникам тяжело будет сосредоточиться на обучающем курсе, поэтому период освоения курса должен быть регламентирован и при необходимости разбит на несколько небольших этапов.
Чем меньше по времени будет обучающий курс, тем легче сотрудникам будет распределить свое время для прохождения обучения работе в СЭД.
Электронный обучающий материалВ качестве дидактического материала для дистанционного обучения могут выступать как регламент, инструкция и руководство пользователя по СЭД, так и специально подготовленные интерактивные материалы: обучающая презентация, видеоролик или электронный курс по работе с системой.
Главный принцип подготовки программы такого обучения заключается в следующем: чем меньше объем материала, тем быстрее сотрудник его изучит.
Не каждый сотрудник может позволить себе сидеть и изучать материалы по СЭД значительное количество времени, когда помимо этого ему необходимо выполнить весь объем своих основных профессиональных задач.
У данной формы подачи материала есть существенное преимущество: любой сотрудник в удобное для себя время сможет изучить возможности СЭД. В качестве недостатка выделим достаточно поверхностное изучение функционала СЭД.
Мотивация персонала
Почему так важна мотивация персонала при обучении работе в СЭД?
Нежелание обучаться работе в СЭД может быть связано как с отсутствием свободного времени, так и с низкой квалификацией сотрудника, с привычкой работать по старой схеме и т. д.
Представим себе ситуацию, когда компания оплатила проектирование и разработку СЭД, обучение сотрудников (а это порядка 30% от бюджета проекта), и наконец, система разработана и настало время обучать пользователей.
Рассмотрим пример неудачного подхода при организации обучения: работодатель издал приказ о проведении обучения, но непосредственный руководитель подразделения не проводил никаких дополнительных бесед со своими сотрудниками. Сотрудников просто уведомили, что им нужно пройти обучение, но не объяснили, зачем это нужно.
В результате будущие пользователи системы не понимают, насколько регламентировано обучение, поддерживает ли его их непосредственный руководитель, зачем им вообще нужно проходить обучение и на что повлияет факт его прохождения. Если ни на что не повлияет – зачем тогда проходить обучение?
Также если с сотрудников никто не снимает их основные производственные задачи на время обучения, то у них появляется дополнительная нагрузка, и помимо прохождения обучения им приходится задерживаться на работе для выполнения своих основных задач, при этом никаких премий, отгулов и других мотиваторов в компании предусмотрено не было.
Можно без труда спрогнозировать, как пройдет внедрение СЭД в такой компании и насколько оно будет успешным.
Все понесенные затраты на внедрение СЭД могут оказаться абсолютно не эффективными из-за невыполнения элементарных правил мотивации персонала, среди которых можно выделить следующие:
- поддержка сотрудников руководством на этапе внедрения и обучения СЭД;
- информирование сотрудников о цели проведения, задачах и результатах прохождения обучения сотрудниками;
- заранее продуманное планирование загрузки сотрудников на время обучения.
Для мотивации сотрудников и повышения эффективности внедрения СЭД, ускорения процессов подготовки и обработки документов используют показатели эффективности по работе в СЭД.
Например, если до внедрения СЭД в компании ежемесячное согласование и подписание договоров осуществлялось с существенной задержкой по времени, то показатель эффективности сотрудника при работе в СЭД можно привязать к количеству фактически согласованных и утвержденных договоров в месяц, а также к премии сотрудника.
Использование показателей эффективности по работе в СЭД дает ряд преимуществ: для сотрудника – повышение мотивации по скорости обработки документа и в целом по работе в СЭД, а для компании – увеличение ее ежемесячной прибыли.
Алгоритм подготовки процесса обучения
При подготовке процесса обучения при внедрении СЭД необходимо предусмотреть следующие этапы и работы:
- Издание приказа по порядку прохождения обучения.
Руководитель компании издает приказ (распоряжение) по порядку прохождения сотрудниками обучения. Данный этап регламентирует порядок прохождения обучения и дальнейшее использование СЭД.
- Формирование рабочей группы для внедрения системы и проведения обучения.
В компаниях издают приказ по формированию и составу рабочей группы для подготовки обучения работе в СЭД. Основная задача на данном этапе – определить ответственных за организацию и проведение обучения сотрудников.
В рабочую группу должны входить наиболее лояльные и активные представители от бизнес-подразделений, представитель отдела делопроизводства и ИТ-специалисты, внедряющие СЭД.
Наполнение тестовым набором данных и настройка справочников могут осуществляться как собственными силами, так и специалистами компании, в которой происходит внедрение СЭД.
Обучающие материалы будут различаться в зависимости от выбранной формы и подхода к организации обучения пользователей СЭД.
- Проведение совещания с рабочей группой по программе обучения, работе в системе, ее настройке и администрированию.
Основная задача на этом этапе заключается в том, чтобы у всех участников рабочей группы было одинаковое понимание последовательности и принципов проведения обучения.
- Подготовка системы к проведению обучения. Заполнение тестового набора данных, настройка справочников.
- Выделение групп пользователей для обучения.
Пользователи, в т. ч. системные администраторы, группируются по ролям работы в системе.
- Формирование списка обучающихся сотрудников.
Подготовка списка обучающихся сотрудников возможна с учетом формирования групп сотрудников по должностям и ролям пользователей в системе.
На этом же этапе осуществляется разработка шаблона ведомости посещения/прохождения курса для контроля организации и фактического проведения обучения сотрудников СЭД.
- Подготовка целевой программы обучения пользователей.
Программа должна содержать общее описание базового функционала внедряемой СЭД (работа с задачами, работа со справочниками, поиск информации, формирование отчетов), а также специализированное описание функционала по модулям и подсистемам.
Также обучающий курс должен содержать список понятий и определений, чтобы все сотрудники однозначно понимали суть обсуждаемого вопроса.
- Выбор формы организации обучения пользователей.
На этом этапе необходимо выбрать, очно или заочно будет проходить обучение сотрудников, в группе или индивидуально, в виде семинара или тренинга и т. д.
- Подготовка детальной программы обучения с тестовыми примерами, обучающих и раздаточных материалов.
- Подготовка плана-графика проведения обучения.
В плане-графике указываются планируемые даты проведения обучения, группы и Ф. И. О. сотрудников, которые будут проходить обучение.
- Проведение корпоративного обучения.
На этом этапе руководитель объясняет основные цели и задачи использования СЭД, сотрудники проходят обучение, изучают возможности системы, выполняют практические задания. При необходимости сотрудники проходят аттестацию по итогам обучения.
- Заполнение итоговых ведомостей.
По результатам прохождения обучения сотрудниками в некоторых компаниях готовят ведомости по курсу обучения. В ведомости указываются:
Ф. И. О. обучающегося, наименование структурного подразделения, должность, наименование курса обучения, дата проведения обучения, присутствие/отсутствие сотрудника, при наличии аттестации указывается полученная оценка.
- Подготовка приказа о вводе СЭД в промышленную эксплуатацию в компании.
После разработки и настройки СЭД в компании и обучения пользователей работе с ней система вводится в промышленную эксплуатацию.
- Использование и эксплуатация СЭД в основной деятельности обучившихся сотрудников.
Обучение может проходить в течение одного-двух месяцев – точный срок зависит от масштаба компании и количества обучающихся сотрудников.
Итак, мы подробно рассмотрели нюансы и алгоритм процесса организации обучения сотрудников работе во внедренной СЭД.
В заключение хочется подчеркнуть, что даже если поначалу СЭД может удовлетворять всем требованиям компании, без активного и полноценного обучения сотрудников она все равно будет использоваться неэффективно или, еще хуже, не использоваться совсем, и все старания и затраченные ресурсы окажутся напрасными.
Поэтому настоятельно рекомендуем вам уделить особое внимание организации обучения сотрудников вашей компании, учитывая при этом все ограничения ресурсов, тщательно продумывая систему мотивации сотрудников и показатели эффективности работы в СЭД.
Связанные статьи