Первичные учетные документы для отражения расчетов с персоналом по оплате труда утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление № 1). При этом указано, что постановление № 1 принято в целях реализации требований Трудового кодекса РФ. Из этого можно сделать вывод, что унифицированные формы, утвержденные указанным постановлением, продолжают действовать и после 01 января 2013 года (т.к. их применение обусловлено не законом о бухгалтерском учете, а другим законодательным актом — Трудовым кодексом).
Анализ указанных форм показывает, что, несмотря на относительно “молодой” возраст — они введены в действие в 2004 году, все они разрабатывались для ведения “ручного” расчета заработной платы, т.е. без использования специальных программ для расчета заработной платы. По мысли законодателя (в данном случае, Госкомстата РФ), расчет заработной платы (вне специальных программ) должен осуществляться следующим образом:
1. Заполняется табель (форма № Т-12 или Т-13). В начале месяца сотруднику, ответственному за ведение табеля, выдается бланк табеля (совсем пустой или с заполненными ФИО). Ежедневно ответственный сотрудник отмечает по каждому работнику явку/неявку (при сплошном способе регистрации) или только неявку (при используемом способе регистрации отклонений) с указанием причины. По окончании месяца ответственный за ведение табеля подсчитывает общее количество дней и часов, отработанных и пропущенных каждым работником, и табель, подписанный руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.
2. На основании табеля бухгалтерия производит расчет заработной платы (на калькуляторе) последовательно по каждому работнику.
2.1. Из табеля в лицевой счет (форма № Т-54) переносятся данные о количестве отработанных дней (часов), использованных отпусках, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда (сверяются с данными соответствующих приказов, предоставляемых кадровой службой).
2.2. Рассчитываются отклонения (на основании уже имеющихся данных в лицевом счете сотрудника по начислениям за предшествующие периоды): отпускные (расчет ведется в форме № Т-60), больничные листы (ввиду отсутствия специального документа, видимо, предполагается, что расчет ведется в самом больничном листе), средний заработок, например, за время нахождения в командировке или в других случаях, предусмотренных законодательством (для этого вида расчета также не предусмотрено специальной формы расчета, видимо, по мысли законодателя, расчет ведется “на бумажке”), компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (расчет ведется в форме № Т-61).
2.3. Рассчитываются основные начисления в соответствии с используемой системой оплаты труда (по окладу/тарифу, по сдельным расценкам, премии и т.п.).
2.4. Результаты всех произведенных расчетов заносятся в лицевой счет сотрудника (форма № Т-54) по соответствующим графам (видам оплат) .
2.5. В специальном регистре налогового учета по НДФЛ (в соответствии с требованиям п.1 ст.230 НК РФ) рассчитывается НДФЛ за месяц (нарастающим итогом с начала года с учетом налоговых вычетов и ранее удержанных сумм).
2.6. В лицевом счете отражаются все удержания из заработной платы (включая НДФЛ и межрасчетные выплаты).
2.7. Высчитывается сумма к оплате.
3. На основании лицевых счетов всех работников составляется расчетно-платежная (по форме № Т-49) или расчетная ведомость (по форме № Т-51): последовательно по каждому работнику данные переносятся из лицевого счета в ведомость. Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется.
4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53.
5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).
6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.
Использование для расчета заработной платы специализированной программы влечет за собой изменение функций первичных учетных документов, утвержденных постановлением № 1: как и любые другие регистры, при автоматизированной системе обработки информации эти документы вместо функции расчета и накопления информации приобретают функцию получения отчетных данных по произведенным (с помощью специальной программы) расчетам и закрепления полученных данных на бумажном носителе (об этом уже упоминалось в статье ).
Как выглядит расчет заработной платы в специализированной программе (на примере 1С) описано в статье . Для выполнения же требований Трудового кодекса и Госкомстата РФ необходимо, чтобы по результатам каждого месяца или календарного года имелись на бумажном носителе:
I) Табель учета рабочего времени за месяц — формы № Т-12 и Т-13 (последняя применяется при автоматизированной обработке учетных данных) (порядок подготовки табеля при ведении учета в программе 1С ранее изложен в вышеупомянутой статье ; практическое применение табеля при расчете зарплаты в 1С изложено в статье).
II) Расчетные и/или платежные ведомости — формы № Т-49, Т-51, Т-53. Надо сказать, что с точки зрения практического применения формы № Т-49 и Т-51 являются гораздо менее наглядными, чем, скажем, расчетная ведомость в произвольной форме, формируемая в 1С. Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм — Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).
Обратите внимание, Трудовой кодекс устанавливает только две возможных формы оплаты труда: в денежной форме в валюте РФ (в рублях) и в неденежной форме (не более 20% от начисленной месячной заработной платы) (ст.131 ТК РФ). При этом денежные средства допускается перечислять на указанный работником счет в банке (при соответствующем условии в коллективном или трудовом договоре) (ст.136 ТК РФ). В постановлении № 1 указано, что “на работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются”. Про возможность не составлять платежную ведомость при выплате заработной платы отдельному сотруднику по расходному ордеру не сказано. Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника.
III) Лицевой счет за календарный год (по каждому работнику) — формы № Т-54 или Т-54а (в последнем случае должны быть распечатаны и вклеены в форму расчетный листки за каждый месяц).
IV) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику — форма № Т-60 (на каждому факту предоставления отпуска).
V) Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) — форма № Т-61 (по факту увольнения).
VI) Справки-расчеты для начислений по среднему заработку и больничным листам (по каждому соответствующему факту) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.
VII) Регистр налогового учета по НДФЛ за календарный год (по каждому работнику) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.
VIII) Регистр учета начисленных страховых взносов за календарный год (по каждому работнику) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.
В организациях ведется учет личного состава, труда и его оплаты. Формы первичных документов, отсутствующие в альбоме унифицированных форм, могут быть разработаны организацией самостоятельно с учетом правил, установленных Законом о бухгалтерском учете.
Все документы по учету личного состава составляются в кадровой службе и передаются в бухгалтерию.
Приказ о приеме на работу – заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех вновь принимаемых работников, подписывается руководителем организации и работником. Основанием для издания приказа служит контракт, договор-подряда. В приказе отражается дата приема на работу, т.е. дата с которой производится начисление заработной платы.
Личная карточка работника – заполняется и ведется в одном экземпляре на работников организации всех категорий. Заполняется на основе опроса работника и паспорта, трудовой книжки, документа об образовании и др. Все остальные сведения заполняются на основании приказов, распоряжений, дипломов.
Приказ о переводе работника на другую работу – заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров при переводе работника из одного структурного подразделения в другое. Приказ содержит дату перевода, установленную по месту новой работы тарифную ставку или оклад.
Приказ о предоставлении отпуска – заполняется в двух экземплярах при предоставлении очередного, дополнительного и других видов отпусков в соответствии с действующими законодательными актами, коллективным договором и графиком отпусков, подписывается руководителем структурного подразделения и организации. Один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию.
Приказ о прекращении действия трудового договора – издается при увольнении работников всех категорий, подписывается руководителем структурного подразделения и организации. На его основании бухгалтерия производит расчет с работником.
Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности работника, ведется на каждого работника. Служит основанием для исчисления трудового стажа, расчета пенсий и относится к документам строгой отчетности.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы и Табель учета использования рабочего времени – заполняются при учете отработанного времени при повременной оплате труда. Табели используются для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду.
Наряд на сдельную работу – выписывается для учета труда и начисления заработной платы работникам, занятым на строительно-монтажных и ремонтных работах, в промышленных цехах, ремонтных мастерских, а также на отдельных хозяйственных работах. Наряд применяется в двух вариантах и выписывается на бригаду или индивидуально на отдельного работника для учета выполнения конкретных работ за определенный период продолжительностью не более месяца. В наряде записывается задание, и по мере закрытия нарядов определяется количество затраченного труда и подсчитывается сумма начисленной заработной платы. Наряд подписывается бригадиром, утверждается руководителем предприятия и передается в бухгалтерию для составления расчетно-платежной ведомости и отражения данных на счетах бухгалтерского учета.
Расчетно-платежная ведомость – применяется для расчета и выплаты заработной платы всем категориям работников составляется в одном экземпляре.
Расчетная ведомость – применяется для расчета заработной платы всем категориям работников. Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.
Платежная ведомость – предназначена для учета выплат заработной платы.
Лицевой счет – ведется на каждого работника и предназначен для начисления заработной платы. На лицевой стороне записываются все сведения о работнике, а на оборотной – все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц.
Фонд оплаты труда делится на: — фонд основной заработной платы: заработная плата, начисленная за выполняемую работу по тарифным ставкам, должностным окладам; стоимость продукции, которая выдается в порядке натуральной оплаты работникам согласно действующему законодательству; доплаты к должностным окладам в размерах, установленных действующим законодательством, за мастерство, за руководство бригадами; профессиональные надбавки руководителям, специалистам за высокие достижения или за выполнение особо важных заданий, за знание иностранного языка, за совмещение профессий, расширение сфер деятельности, увеличение объема выполняемых работ, за стаж работы, выслугу лет; доплаты к среднему заработку в случаях, предусмотренных законодательством; и т.д.
Перейти к загрузке файла Учет рабочего времени в ООО «Аврора» осуществляется табельным учетом. Каждому принимаемому на работу присваивается табельный номер и делается отметка в трудовой книжке о зачислении на работу. Сведения о работнике заносятся в автоматизированную систему учета 1С предприятие (Ф.И.О, данные паспорта, № ИНН, № свидетельства о регистрации в ПФ РФ).
Табель учета рабочего времени форма Т-13 на производственных рабочих ведет начальник цеха, на работников административно- управленческого персонала директор предприятия. Табель открывается 1-го числа каждого месяца и передается в бухгалтерию 2 раза в месяц: — для корректировки суммы выплат за первую половину месяца (аванса); — для расчета заработной платы за месяц. Окончательно оформленный табель передается в бухгалтерию, где используется для расчета заработной платы работникам предприятия.
2.1.5 первичные документы по учёту труда и его оплаты.
Но так как с началом рыночных реформ схема начисления заработной платы в коммерческих организациях имеет тенденцию к упрощению, то требования, ранее предъявлявшиеся к этому сектору учета, по меньшей мере не потеряли актуальности. Учет заработной платы включает в себя учет затрат по нормам и учет отклонений от норм. Под затратами в пределах норм понимается плата за работы, предусмотренные установленной на предприятии технологией, действующими нормами и расценками.
К отклонениям от норм относятся оплата дополнительных операций, не предусмотренных установленным технологическим процессом, и доплаты к основным сдельным расценкам, вызываемые отступлениями от нормальных условий производства.
Первичная документация по учету кадров и заработной плате
N Т-1 или строка «Период работы» форме N Т-1а не заполнены, договор считается заключенным на неопределенный срок; — N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего». Формы N Т-2 и Т-2ГС (МС) ведутся в кадровом подразделении учреждения и заполняются на основании данных формы N Т-1 (или N Т-1а), а также личных документов работника — паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.
Первичные документы по учету труда и заработной платы: анализируем нововведения
Оплата пособий по временной нетрудоспособности осуществляется на основании листов нетрудоспособности исходя из среднего заработка за два предшествующих месяца по болезни. Оплата за время выполнения общественных и государственных обязанностей определяются из расчета среднего заработка последних двух календарных месяцев работы; для проработавших на предприятии менее двух месяцев — из расчета среднего заработка за фактически отработанное время . Оплата дней отпуска осуществляется согласно рассчитанному среднему дневному заработку.
Средний дневной заработок на данном предприятии определяется исходя из трех последних месяцев работы, предшествующих уходу в отпуск методом прямого счета. Среднедневной заработок умножается на количество дней отпуска в соответствии с трудовым договором и получается сумма оплаты ежегодного отпуска . (См. Приложение 2).
Первичные документы по заработной плате
Зарплата одного работника, руб.: среднегодовая (ГЗП) 12,3 26 35 37 +2 Таким образом, увеличение фонда зарплаты произошло в основном за счёт увеличения численности работников, а также за счет увеличения окладов по сравнению с аналогичными периодами предыдущего года. Увеличение среднего заработка, также вызвано увеличением окладов работников. Фактическое превышение среднегодовой оплаты труда над плановой произошло за счет премий, надбавок и доплат.
Фонд оплаты труда АУП возрос с 2004 г. по 2006 г. на 68 тыс. руб. главным образом за счет увеличения должностных окладов. В таблице 3 представлены данные, характеризующие использование труда рабочих-повременщиков. Расчёт влияния факторов на отклонения по фонду повременной зарплаты можно произвести способом абсолютных разниц, используя данные таблицы 3.
Первичные документы для расчетов по оплате труда
Важно
В организации могут существовать одновременно расчетные и расчетно-платежные ведомости или платежные и расчетно-платежные. Как мы уже писали выше, при совершении кассовых операций лучше применять утвержденные формы. В постановлении Госкомстата от 5.01.04 г. N 1 написано, что при применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам N Т-51 и Т-53 не составляются.
Внимание
Автору данной статьи однажды пришлось участвовать в судебном процессе, где работодатель утверждал, что расчетно-платежные ведомости у него есть, а платежные украли. Заблуждение 3. С работника обязательно нужно взять заявление о приеме на работу ТК РФ не называет этот документ в числе обязательных при приеме на работу (ст. 65 ТК РФ), впрочем, о заявлении ТК РФ не упоминает вообще. Так что общее правило: работники писать заявление не должны.
Документация по учету труда и его оплате
В табеле указываются оклады, а так же надбавки и доплаты. Дополнительная оплата труда зависит от результатов хозяйственной деятельности предприятия и устанавливается в виде премий, вознаграждений, других оплат непредвиденных законодательством, или большего размера, установленного действующим законодательством. В ООО «Аврора» применяют оплату труда по трудовым договорам и договорам гражданско-правового характера. Договор гражданско-правового характера заключается между предприятием и работниками, привлекаемыми со стороны для выполнения конкретной работы. В случае найма рабочего по контракту владелец может установить те условия оплаты труда с согласия рабочего, которые определены в коллективном или индивидуальном договоре.
Документы по учету и начислению заработной платы
Применение первичной документации по учету труда и заработной платы связано с особенностями деятельности предприятия (организации), технологическим процессам производства продукции, системой организации и формой оплаты труда, другими особенностями. Независимо от этого во всех случаях документация по учету труда и заработной платы должна обеспечить на всех уровнях управления предприятием получения достоверной информации: - о выработка рабочих в натуральном измерении, в том числе за нормой, отклонением и фактически; - об использовании рабочего времени в человеко-днях, человеко-часах, в том числе по плану, отклонений и фактически; - о производительности труда рабочих в рублях или нормо-часах, в том числе по плану, отклонений и фактически; - о начисленную заработную плату, в том числе по плану, отклонений и фактически.
Первичные документы по учету труда и заработной платы
В состав этого показателя, кроме штатных работников, включает количество внешних совместителей и работающих по гражданско-правовым договорам. Третий показатель характеризует условное количество работников (рабочих мест), отработавших полный рабочий день, которая необходима для выполнения установленного (определенного) предприятием объема работ (услуг). Его используют для определения среднего уровня заработной платы и других средних величин в целом по предприятию, а также анализа эффективности использования рабочей силы.
Таблица 6.1 Расчет этих показателей ведется на основании сведений о наличии работающих и отработанного ими времени. Для установления точной численности всех категорий работников предприятия по каждому структурному подразделению и в целом по предприятию необходимо вести количественный учет движения работников.
Сущность объекта учета, документальное оформление трудовых отношений
Учет труда и его оплаты
Оплата труда (заработная плата) – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты и стимулирующие выплаты.
Выплата заработной платы обычно производится в денежной форме в валюте РФ (в рублях). В соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться в иных формах, не противоречащих законодательству РФ.
Внутриорганизационные документы, регулирующие вопросы оплаты труда:
коллективные договоры или соглашения;
локальные нормативные акты;
трудовые договоры (ст. 135 ТК РФ).
Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ст. 40 ТК РФ).
Локальный нормативный акт – это документ, содержащий нормы трудового права, разрабатываемый работодателем в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями и действующий внутри организации.
Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ).
Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2 экз., каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (ст. 67 ТК РФ).
Трудовой договор является главным документом, определяющим порядок оплаты труда работников.
Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 6.04.2001 г. № 26.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № T-1а) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.
Личная карточка работника (форма № Т-2) и личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством РФ, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.
Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (форма № Т-2).
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) используются для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № T-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
График отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке.
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 – только для учета использования рабочего времени. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (форма № Т-54), расчетной ведомости (форма № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49).
Особое место в перечне документов, накапливающих информацию о сотрудниках предприятия, занимает лицевой счет работника. Он содержит все сведения о продвижении работника по службе (в том числе изменения оклада), а также все материалы о ежемесячных начислениях и удержаниях из заработной платы. В нем сосредоточены данные об отпусках, о больничных листах и т.п. Этот документ является главным источником цифр для расчетов пенсии работнику. Поэтому по закону он должен храниться в архиве в течение 75 лет после увольнения работника.
Совокупность указанных первичных документов позволяет проводить вычисления по оплате труда. Эти вычисления могут проводиться в специальных ведомостях или в расчетно-платежных ведомостях. Результаты ежемесячных расчетов по оплате труда обязательно заносятся в лицевые счета работников. В расчетных ведомостях, кроме начисления сумм по оплате труда, проводятся также расчеты удержаний с персонала (подоходный налог, профсоюзные взносы, удержания по исполнительным листам и т.п.). Кроме этого, в расчетных ведомостях проводятся также вычисления всех налогов и отчислений, которые делаются с предприятия и базой для которых является фонд оплаты труда. Это в первую очередь отчисления в фонды социального страхования и обеспечения.
Во всех организациях любой формы собственности и видов деятельности большое значение приобретает правильно организованный первичный учет труда и его оплаты. Использование трудовых ресурсов в процессе производства выражается в затратах ими рабочего времени, исчисляемого в настоящее время в 2х трудовых измерителях – человеко-днях и человеко-часах.
В связи с этим во всех первичных и сводных документах по учету труда и его оплаты необходимо указывать количество затраченного живого труда в человеко-днях и человеко-часах, что послужит основанием для исчисления показателей производительности труда.
Формы первичных документов зависят от вида оплаты труда.
Так, основными первичными документами для учета отработанного времени при повременной оплате труда являются:
– табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. N Т-12),
– табель учета использования рабочего времени (ф. N Т-13).
Основным первичным документом для учета труда, связанного с выполнением работ или получением продукции, является наряд на сдельную работу.
Первичными документами для учета труда и начисления заработной платы водителям являются путевой лист грузового автомобиля и путевой лист легкового автомобиля.
Путевой лист легкового автомобиля (форма ф. N 3) служит первичным документом для начисления заработной платы водителям легковых автомобилей и ведется ежедневно.
Итоговые данные путевых листов ежедневно переносятся в соответствующие ведомости: «Накопительную ведомость работы грузового автотранспорта» и в «Накопительную ведомость работы легкового автомобиля», которые ведут в течение месяца по каждому автомобилю отдельно.
Расчетно-платежная ведомость (ф. Т.-49) и расчетная ведомость (Т.-51) применяются как в условиях механизированного учета и являются основными документами по начислению и выплате всех видов заработной платы, а также пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, отпускам и прочим выплатам.
В расчетно-платежной ведомости содержится 45 граф, что позволяет получить информацию о сумме начисленной заработной платы и произведенном удержании за текущий месяц и с начала года по текущий месяц включительно.
В соответствующих графах записываются суммы начисленной основной и дополнительной заработной платы, произведенные из фонда оплаты труда, из других источников, а также удержания налога на доходы, по исполнительным документам и пр. общая сумма удержаний из заработной платы не должна превышать 50 %.
Аналитический учет оплаты труда в организации ведется по каждому работнику с использованием лицевых счетов.
За отсутствие документов, не связанных с записями в учете, – не штрафуют. Среди такой «первички», например, штатное расписание, табели учета рабочего времени, техзадания на командировку, приказ о приеме работника на работу. Однако пренебрегать этими документами не стоит. Ведь они послужат вам аргументом для подтверждения обоснованности затрат.
В связи с этим у многих бухгалтеров возникает вопрос. Можно ли продолжать использовать старые бланки? Ответ на этот вопрос неоднозначный. С одной стороны, предыдущие унифицированные формы отменены, значит, фирма не вправе их использовать. Такой вывод следует из Закона N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в котором сказано, что «первичные… документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм».
С другой стороны, старые бланки содержат все те же необходимые реквизиты, что и новые: наименование документа, дата составления, содержание хозяйственной операции, личные подписи ответственных лиц и т. д. Заполненные реквизиты – главное условие для принятия документа к учету. И раз они остались прежними, то выходит, что использовать устаревшие бланки все же можно. Причем, как показывает практика, контролеров больше интересует наличие самого документа и хозяйственная операция, которая в нем отражена, а не то, что бланк «первички» устаревший.
Еще по теме Первичные и сводные документы по учету труда и оплаты.:
- ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ФОРМЫ ПО УЧЕТУ ТРУДА (Утверждены Постановлением Госкомстата России от 6.04.2001 г. № 26)
- Отечественный и зарубежный опыт регулирования оплаты труда в сфере материального производства. Подходы и направления реформирования оплаты труда в социальной сфере и организациях государственной службы
- Постановление Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583 «О ВВЕДЕНИИ НОВЫХ СИСТЕМ ОПЛАТЫ ТРУДА РАБОТНИКОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, А ТАКЖЕ ГРАЖДАНСКОГО ПЕРСОНАЛА ВОИНСКИХ ЧАСТЕЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ И ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, В КОТОРЫХ ЗАКОНОМ ПРЕДУСМОТРЕНА ВОЕННАЯ И ПРИРАВНЕННАЯ К НЕЙ СЛУЖБА, ОПЛАТА ТРУДА КОТОРЫХ В НАСТОЯЩЕЕ ВРЕМЯ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ НА ОСНОВЕ ЕДИНОЙ ТАРИФНОЙ СЕТКИ РФ И ПО ОПЛАТЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУ
