Важность этой части работы любого предприятия переоценить невозможно. От того, насколько точно, своевременно, профессионально и внимательно специалист по ведению электронного документооборота выполняет свои обязанности, зависят и коммерческий успех проекта, и его перспективы. Именно поэтому так важно уделять должное внимание вопросам профессиональной переподготовки офисных сотрудников.
Курсы повышения квалификации «Электронный документооборот»
Российский Фонд Образовательных Программ «Экономика и Управление» приглашает всех, кто может быть заинтересован в сотрудничестве, оценить большой выбор и отличное качество образовательных программ, разнообразие тем, удобный формат занятий. Мы предлагаем семинары и курсы для офис менеджеров, секретарей, а также других сотрудников и администраторов офиса, занимающихся электронным документооборотом. Все программы разработаны при активном участии практикующих экспертов в соответствующей бизнес-сфере, с учетом актуальных нормативных требований и рыночных тенденций.Среди преимуществ наших семинаров и курсов по документообороту:
- работа с грамотными преподавателями - практиками;
- большой выбор тематик;
- качественный подход к обучению, запись видеозанятий для самостоятельного совершенствования знаний, общение с преподавателями по изученным темам.
Темы курсов электронный документооборот
Российский Фонд Образовательных Программ проводит семинары и курсы по офису иэлектронному документообороту на следующие темы:
- Бережливый офис
- Архив кадровых документов
- Организация работы офиса
- Оформление документов
- Первичные документы
- Экспертиза ценности документа
- Аудит кадровых документов
Организация делопроизводства
Организация делопроизводства - это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.Документационное обеспечение управления
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)- это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря
», « курсы секретарей
и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря
», « курсы секретарей
и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря
», « курсы секретарей
, помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.
Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства
» и « курсы документооборота
» включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства
» и « курсы документооборота
» позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства
» и « курсы документооборота
» специалисты получают свидетельство государственного образца.
Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства
») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства
» рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства
» носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.
ECM – это просто или сложно?
Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу)! Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение электронного документооборота – самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение…
Но бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется специальная информационная система для управления контентом (ECM-система) . То есть, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает.
Чтобы прийти к пониманию озвученной потребности, увидеть прикладную пользу от использования конкретного ИТ-решения, необходимо не только «вырасти», но еще и понять, каким же образом вообще устроена ECM-система. Какие этапы работы с информацией охватываются инфраструктурой ECM? Что возможно делать с информацией на каждом из этапов? Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией? Как обширная теория воплощается в практике?
Данный раздел нашего интернет-ресурса собрал и структурировал материалы, просто освещающие сложные вопросы, связанные с управлением корпоративным контентом.
Что такое электронный документ, СЭД, ECM
Существует множество определений того, что такое электронный документ, СЭД, ECM... Мы постараемся дать вам самые понятные и емкие из них.
Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.
Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".
Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.
Нужна ли Вам ECM-система
Чтобы оценить, нужна ли вам СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:
- вы можете сразу найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнером?
- вы можете точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены, какие просрочены?
- вы уверены, что существующая скорость согласования документов создает положительный имидж вашей организации?
- вас устраивает объем бумаг, которые лежат на вашем столе?
- вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, выпущенный вами на согласование?
Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьез задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы.
Преимущества электронного документооборота
Прозрачность бизнес-процессов . Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.
Повышение исполнительской дисциплины . По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников . Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.
Обеспечение конфиденциальности информации . Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
Выполнение требований стандартов ISO 9000 . Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:
- обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
- поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
- предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.
Легкость внедрения инноваций и обучения . Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
Развитие корпоративной культуры . Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.
Рост конкурентных преимуществ . Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.
Технологии ECM
К управлению корпоративной информацией (или контентом) можно подойти и со стороны практики, и со стороны теории. Несомненно, практические аспекты ECM интересны прежде всего в силу своей бизнес-направленности. Однако, чтобы разнообразные практические вопросы сложились в структурированную систему знаний, необходим теоретический базис по технической составляющей. Для этого нужно обратить внимание, на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management): захват (Capture), управление (Manage), хранение (Store), защита (Preserve) и доставка информации (Deliver).
Управление информацией производится на протяжении всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после окончания срока хранения. Информация пронизывает все процессы организации, она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при помощи различных приложений, но только ECM делает акцент на том, что должен быть единый подход к управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла.
Стоит обратить внимание на то, что с точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда документ участвует в потоках работ (workflow). С чисто технической же точки зрения эти этапы не несут выраженной смысловой нагрузки, они обозначены общим термином «управление документом».
Подробнее о технологиях управления информацией читайте в статьях:
Функционал и классификация СЭД и ECM-систем
По заявлениям исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из шести функций:
- управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т.д.);
- совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
- сканирование документов и управление образами бумажных документов;
- управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
- workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
- управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.
В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:
- системы делопроизводства
- электронные архивы
- workflow-системы
- комплексные или ECM-системы.
Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела "Функционал СЭД и ECM":
Пример бизнес-процесса в ECM-системе
Как подружить ERP и ECM-системы
ERP (Enterprise Resource Planning) – стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) посредством информационной системы.
Хотя и ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией, но характер этой информации совершенно разный. Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная информация. Документ ERP-системы представляет собой четко заданную форму (описывающая один из ресурсов – финансы, материальные ценности, производственные мощности), где набору реквизитов соответствуют их значения и определенная логика обработки.
Документ ECM-системы (единица контента) - это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM-системы нет разницы это текстовый документ, таблица, видео-файл или чертеж. Система одинаково хорошо будет включать такие документы в бизнес-процессы согласования, назначить права или осуществлять поиск нужного документа.
Интеграция ERP и ECM на предприятии - это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.
Подробнее про интеграцию ERP и ECM-систем читайте:
Чего не стоит ждать от ECM-системы
В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путем интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определенный круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы.
СЭД и ECM-система в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней некоторых задач будут малоэффективны.
Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования заказчиков, реализация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной .
Кадровое делопроизводство . Несмотря на то, что кадровое делопроизводство напрямую связано с документами, задача данного направления – не в управлении самими документами, а в учете и управлении кадрами. Необходимо получать различные выборки по персоналу (по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д.), для этого информация должно храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов. Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов.
- Practicum DIRECTUM: Приказы, заявления, заявки + ECM = Кадровые документы в обороте
Учет финансовых документов . Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др. Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов - это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при больших объемах документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учетом прав доступа, ЭЦП и т.д.
Совместное использование ECM и ERP-систем полезно на следующих уровнях:
- хранение образов документов в ECM, учет которых ведется в ERP;
- хранение отчетов ERP в ECM, в т.ч. подписанных ЭЦП;
- согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.
Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами (счетами-фактурами, договорами, накладными и актами) с контрагентами в электронном виде. И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество. .
Полезными для изучения этой темы будут материалы:
Анализ и моделирование бизнес-процессов .
Как правило, для анализа и моделирования бизнес-процессов используются системы класса BPM (). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).
Классическая СЭД может дать некоторый объем информации для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчетов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных необходимых для полноценного анализа.
Целесообразно реализовывать интеграцию СЭД и систем моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре. Кроме того, эффективным будет использование СЭД, как поставщика данных для анализа существующих бизнес-процессов, которые выполняются в СЭД.
С другой стороны, имеющиеся на рынке системы управления документами часто выходят за рамки СЭД и сближаются с классом BPM-систем, тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.
Подробнее о позиционировании ECM-системы вы можете почитать в рубрике .
Внедрение ECM системы
Эффект от внедрения
Оценка эффекта от ECM-проекта по своей сути ничем не отличается от оценки эффективности ИТ-проекта, а оценка ИТ-проекта - от оценки любого проекта компании.
Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или развертывание бухгалтерской системы. Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях эффект посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчет эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа в Интернет). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, например тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.
СЭД и решения на ее основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация – нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, – в большинстве случаев расходы косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования, которую формализовать часто достаточно сложно.
Мы предлагаем вам описание нескольких методик, для оценки эффективности ECM-проектов:
- организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
- исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
- настройка и адаптация ECM-системы;
- обучение персонала;
- опытная эксплуатация.
- активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
- выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ECM-системы;
- организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе с системой.
- нарушение сроков проекта;
- нарушение бюджета проекта;
- неполное достижение поставленных целей (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
- полный срыв внедрения (после внедрения система реально не работает).
- консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
- низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
- неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
- недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
- нечеткое управление проектом.
- детальное предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
- четкие директивы и личный пример руководства;
- обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем.
- поэтапность внедрения.
Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:
Организовать процесс внедрения предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий со стороны собственных сотрудников, сроки внедрения скорее всего затянутся. Во втором случае потребуются значительные финансовые затраты на оплату услуг сторонней организации, но сроки и результат проекта буду более гарантированы.
В любом случае обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:
Проблемы и риски внедрения ECM-системы
Во многом проблемы и риски внедрении ECM-системы совпадают с проектами внедрения других информационных систем масштаба предприятия и приводят к следующим негативным последствиям :
Специфика рисков при внедрении ECM-системы связана с тем, что за короткий срок необходимо большую часть сотрудников предприятия перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:
Пути предотвращения рисков в общем-то стандартные:
Достоверность и законность электронного документа
Сфера управления электронным контентом и электронное взаимодействие сейчас активно развивается. Развивается и законодательство, какие-то нормы фиксируются в нем после того, как устоялись в жизни, какие-то наоборот появляются с вводом законодательных актов.
Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа – всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?
Для этого создана электронная подпись (ЭП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.
В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя. Ключ ЭП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).
При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается .
Если вы хотите изучить вопрос использования электронной подписи, обратитесь к разделу .
Если вы хотите изучить разные сферы законодательства – знакомьтесь с материалами рубрики .
Напутствие
Надеемся, этот раздел помог вам понять, что значит электронный документооборот и пришла ли пора внедрить ECM-систему в вашей организации.
Мы желаем вам успехов в освоении новых технологий, а материалы нашего ресурса всегда помогут вам найти ответы на вопросы в сфере ЭДО.
Продолжительность: 2 дня
"1С:Документооборот 2.1" – универсальная система автоматизации документооборота, процессного учета и совместной работы. В программе предусмотрено 13 больших функциональных блоков и более 1000 интерфейсов. От того, насколько умело вы будете пользоваться этим богатством, зависит эффективность вашей повседневной работы и вашего предприятия в целом. Более подробно, см. http://www.v8.сайт/doc8/
На этом курсе мы с вами:
-
изучим все прикладные возможности программы;
научимся эффективно использовать их в повседневной работе;
освоим приемы быстрой работы.
Ряд тем курса будут представлены разработчиками программы, и вы сможете напрямую пообщаться с ними.
Продолжительность: 2 дня
Проект внедрения электронного документооборота включает техническую часть (собственно внедрение программы) и подготовительную, основная задача которой – организовать документооборот компании, подготовить процессы работы с документами к автоматизации. Для успешного прохождения подготовительного этапа требуется уверенное владение предметной сферой управления документами. Специалисты по внедрению электронного документооборота не всегда обладают этими знаниями. Поэтому учебный курс содержит основы управления документами в том объеме, который обеспечит уровень знаний, достаточный для участия в проектах внедрения. Организация и ведение документооборота рассматривается с учетом применения серии готовых методических продуктов, разработанных фирмой "1С". Курс НЕ рассчитан на ознакомление с функциональными возможностями программы «1С:Документооборот».
Цель курса: подготовить специалистов-консультантов по документообороту для проектов внедрения программы «1С:Документооборот».
Задачи курса:
Обучить слушателей методике проведения подготовительных работ для успешного внедрения программы «1С:Документооборот». По окончании обучения слушатель сможет
оценить эффективность действующих делопроизводственных процессов и наметить планы их оптимизации;
навести порядок в бумажных документах;
автоматизировать договорную, распорядительную деятельность, автоматизировать работу с другими внутренними документами;
организовать деятельность службы делопроизводства
применять на практике готовые методики постановки документооборота, разработанные фирмой «1С».
Слушатель получит практические навыки:
автоматизации работы с отдельными видами документов
При появлении любой новой технологии назревает вопрос - для чего это нужно, для кого и, последний, как это внедрять. О повсеместном переходе на электронный документооборот говорили 10 или больше лет назад, и до сих пор о нем говорят как о еще не завершившемся процессе. Бумажные документы по-прежнему присутствуют в организациях. Цифровая трансформация продолжается (или начинается, по мнению некоторых). Сколько же лет потребуется, чтобы принять на «службу» в канцелярию ИИ , и для решения каких задач это действительно будет эффективно?
Во-первых, госсектор - основной заказчик СЭД/ЕСМ -систем, госучреждения обрабатывают колоссальный объем документов с регламентированным временем их отработки, и от качества и эффективности документационного взаимодействия во многом зависит оперативность и эффективность работы органов государственной власти. Функции СЭД в госорганах не ограничиваются внутренним управлением, большой объем занимает внешний документооборот - коммуникация с гражданами и организациями по предоставлению государственных сервисов. В связи с развитием электронного правительства количество обрабатываемых запросов может достигать нескольких тысяч в день.
Во-вторых, процессы в государственных структурах типизированы, как и документы, поэтому применение интеллектуальных алгоритмов будет более эффективным, нежели в структуре, где сложная и уникальная организационная структура.
И, казалось бы, созданы все условия для того, чтобы выдернуть человека из процесса обработки документов, и полностью самостоятельный организм СЭД в тандеме с алгоритмами машинного обучения заработает, но на самом деле так думать рано. Во-первых, принятие решений по-прежнему остается за человеком, сколько бы алгоритмов ни подключили к обработке документа, они не смогут принять важное управленческое решение или решение о сокращении бюджета, например. Во-вторых, как показали исследования «Диджитал Дизайн », алгоритмы должны применяться к структурированным базам данных, тогда они смогут выполнять задачи с высокой точностью, поэтому уже сейчас стоит приступать к проектированию такой модели данных путем применения алгоритмов машинного обучения и анализа данных. Без участия человека на первом этапе обучения алгоритмов не обойтись. Как это правильно сделать и с чего начать - подскажут специалисты «Диджитал Дизайн», у которых уже есть практический опыт внедрения алгоритмов машинного обучения в СЭД.