Электронный документ в управленческой деятельности современных организаций. Законодательное регулирование электронного документооборота Правовое регулирование электронного документооборота в рф

Понятие «документооборота» четко определено в Положении о документах и документообороте, под данным термином следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработка и передача в архив. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Материальным носителем документации может быть любой материальный объект, который может быть использован для фиксации речевой изобразительной или звуковой информации. Но для целей бухгалтерского учета документ обязательно должен быть на бумажном носителе, в противном случае он не может быть принят к учету. Данная норма отражена в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99) от 06.07.99 (в ред. Приказов Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н, от 08.11.2010 N 142н).

Соответственно организации требуется изготавливать копии документов или несколько экземпляров одного и того же документа, которые необходимы контрагентам или контролирующим органам.

В соответствии ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность отражает, представляет данные о результатах деятельности предприятия его имущественном положении, текущей сумме активов и пассивов.

Работа бухгалтера сопряжена с организационно-распорядительными документами т.к. именно финансовая служба формирует, визирует и использует данную категорию документации. В должностные обязанности главного бухгалтера обычно входит

• - организация бухгалтерского учета в организации, формирование учетной политики компании, контроль за рациональным использованием ресурсов материальных, трудовых и финансовых;
• - формирует рабочий план счетов на основе специфики деятельности организации, утверждает типовые формы используемых документов;
• - определяет порядок и сроки проведения инвентаризации активов и обязательств предприятия;
• - несет ответственность за организацию бухгалтерского учета и формирование отчетности в подразделении организации на основе централизации учетных процессов и применении современных программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета;
• - составляет отчетность на основании данных об имущественном и финансовом положении предприятии;
• - формирует достоверную информацию о движении и распределении имеющихся у предприятия ресурсах;
• - осуществляет учет активов и пассивов, отражает изменения на счетах бухгалтерского учета, формирует итоговую сумму издержек и себестоимости;
• - исчисляет проценты по кредитам и займам, ведет учет долговых обязательств;
• - ведет учет в соответствии с действующим законодательством, контролирует формирование налоговой базы и исчисление налогов в организации;
• - контролирует порядок и полноту начисления заработной платы, ее документальное оформление;
• - предупреждает факты хищения, порчи, не рационального использования ТМЦ, контролирует законность расходования денежных средств;
• - контролирует формирование и передачу в необходимых случаях информацию по материалам возбужденных дел в судебных и следственных органах;
• - взаимодействует с кредитными учреждениями по вопросу размещения свободных денежных средств на депозитных вкладах и приобретения ценных бумаг;

Все вышеперечисленные функции включают в себя процесс создания управленческой документации, участвующей в документообороте предприятия. Главный бухгалтер несет ответственность за документальное оформление все фактов хозяйственной жизни организации и должен контролировать процесс документооборота предприятия, в соответствии с должностными обязанностями структурных подразделении бухгалтерской службы.

Следует учитывать, что действующее законодательство предъявляет жесткие требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Это в первую очередь касается унифицированных форм организационно-распорядительной документации, к которым ОКУД относит:

• 1) документацию по созданию организации, предприятия:
  • - договор об аренде;
  • - заявление на государственную регистрацию;
  • - протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава;
  • - заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании;
  • - распоряжение главы администрации территории о предоставлении земельного участка;
  • - устав;
  • - письмо об изготовлении печати, штампа;
  • - приказ о создании предприятия;
  • - учредительный договор и т.д.;
• 2) документацию по реорганизации организации, предприятия:
  • - приказ о реорганизации;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации;
  • - решение совета директоров (правления) о реорганизации;
• 3) документацию по ликвидации организации, предприятия:
  • - акт о ликвидации;
  • - приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии;
  • - решение совета директоров (правления) о ликвидации;
  • - письмо с сообщением о ликвидации;
  • - письмо участника о выходе из совместного предприятия;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации;
• 4) документацию по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий:
  • - заявку на участие в конкурсе;
  • - протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия;
  • - свидетельство о регистрации;
• 5) документацию по распорядительной деятельности организации, предприятия:
  • - постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности;
  • - протокол коллегиального органа по вопросам деятельности;
  • - указание по вопросам основной деятельности;
  • - приказ по вопросам основной деятельности;
  • - приказ о распределении обязанностей между руководством;
• 6) документацию по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия:
  • - договор на производство работ (оказание услуг);
  • - правила внутреннего трудового распорядка;
  • - структуру и штатную численность;
  • - штатное расписание;
  • - должностную инструкцию;
  • - положение о структурном подразделении;
• 7) документацию по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия:
  • - письмо по вопросам основной деятельности;
  • - акт по вопросам основной деятельности;
  • - справку по вопросам основной и кадровой деятельности;
• 8) документацию по приему на работу:
  • - приказ о приеме на работу;
  • - заявление о приеме на работу;
  • - контракт о назначении на должность;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу;
• 9) документацию по переводу на другую работу:
  • - заявление о переводе на другую работу;
  • - представление о переводе на другую работу;
  • - приказ о переводе на другую работу;
• 10) документацию по увольнению с работы:
  • - приказ об увольнении;
  • - заявление об увольнении;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;
• 11) документацию по оформлению отпусков:
  • - график отпусков;
  • - заявление о предоставлении отпуска;
  • - приказ о предоставлении отпуска;
• 12) документацию по оформлению поощрений:
  • - представление о поощрении;
  • - приказ о поощрении;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении;
• 13) документацию по оформлению дисциплинарных взысканий:
  • - докладную записку о нарушении трудовой дисциплины;
  • - приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
  • - объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины;
  • - протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

ГОСТом Р 6.30-97 предъявляются определенные требования к составлению документов.

При формировании управленческой документации используются следующие обязательные реквизиты:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - Герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 - код организации;
• 05 - код формы документа;
• 06 - наименование организации;
• 07 - справочные данные об организации;
• 08 - наименование вида документа;
• 09 - дата документа;
• 10 - регистрационный номер документа;
• 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 12 - место составления или издания документа;
• 13 - гриф ограничения доступа к документу;
• 14 - адресат;
• 15 - гриф утверждения документа;
• 16 - резолюция;
• 17 - заголовок к тексту;
• 18 - отметка о контроле;
• 19 - текст документа;
• 20 - отметка о наличии приложения;
• 21 - подпись;
• 22 - гриф согласования документа;
• 23 - визы согласования документа;
• 24 - печать;
• 25 - отметка о заверении копии;
• 26 - отметка об исполнителе;
• 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 28 - отметка о поступлении документа в организацию;
• 29 - идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации, которое гласит, что этот реквизит может размещаться только на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; бланках Президента Российской Федерации; палат Федерального Собрания; Правительства РФ; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов федеральной исполнительной власти; федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации; Банка России; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; Межведомственной комиссии по защите государственной тайны. Таким образом, официально поместить Государственный герб Российской Федерации на бланке организации без специального разрешения Президента Российской Федерации не представляется возможным.

Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или Герб субъекта Российской Федерации.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводится в случае, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в случае, если оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагается ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять следующим образом: 05.01.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место составления или издания документа указывается в случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляется без кавычек на первом листе документа и может дополняться данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.

Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом России или отраслевыми министерствами и ведомствами.

Из числа ныне действующих унифицированных форм первичных документов утверждены следующие формы:

• 1) по учету основных средств (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 2) по учету нематериальных активов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 3) по учету результатов инвентаризации (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);
• 4) по учету работ в капитальном строительстве (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 5) по учету сельскохозяйственной продукции и сырья (согласно Постановлению Госкомстата России от 29.09.1997 N 68, введены с 1 октября 1997 г.);
• 6) по учету торговых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);
• 7) по учету материалов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
• 8) по учету труда и его оплаты (согласно Постановлению Госкомстата России от 06.04.2001 N 26);
• 9) по учету работ в автомобильном транспорте (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.);
• 10) по учету операций в общественном питании (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);
• 11) по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (согласно Постановлению Госкомстата России от 09.08.1999 N 66, введены с 1 января 2000 г.);
• 12) по учету кассовых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);
• 13) по учету работы строительных машин и механизмов (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.).

Вешкурцева Зоя, юрист.

В последнее время в действующие законодательные акты были внесены изменения, связанные с правовым режимом электронных документов. Остановимся на некоторых из них.

Федеральным законом от 27.07.2010 N 228-ФЗ (в редакции Федерального закона от 11.07.2011 N 200-ФЗ) был введен дополнительный абзац в пункт 1 статьи 41 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, где предусматривалось, что лица, участвующие в деле, также вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, заполнять формы документов, размещенных на официальном сайте арбитражного суда в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в порядке, установленном в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации.

Вышеуказанный Порядок подачи электронных документов был утвержден Приказом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 12.01.2011 N 1 (с изменениями от 26.04.2011 N 42) и носит название "Временный порядок подачи документов в арбитражные суды Российской Федерации в электронном виде" (далее по тексту - Порядок).

Представление документов иными способами, включая направление их по электронной почте, а равно представление документов, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну, указанным Порядком не регулируется.

Также данный Порядок устанавливает ряд положений, касающихся порядка передачи в суд и приема судом документов в электронном виде.

В частности, там указано, что лица, участвующие в деле, вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, заполнять формы документов, размещенных на официальном сайте арбитражного суда в сети Интернет, в порядке, установленном в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации. Для этого указанные лица регистрируются в системе "Электронный страж" (система подачи документов), размещенной на официальном сайте Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Указано, что лицо, зарегистрированное в системе подачи документов посредством создания своей учетной записи, образующей "Личный кабинет", является пользователем системы подачи документов.

В Порядке изложены технические требования. Передаваемые в электронном виде документы должны соответствовать определенным требованиям: для представления в арбитражный суд в электронном виде документы должны быть переведены в электронный вид с помощью средств сканирования. Все документы должны быть отсканированы в формате Adobe PDF в черно-белом либо сером цвете, обеспечивающем сохранение всех аутентичных признаков подлинности (качество - не менее 200 точек на дюйм), а именно: графической подписи лица, печати, углового штампа бланка (если приемлемо), а также исходящего номера и даты заявления. Размер файла не должен превышать 10 Мб. Каждый отдельный документ должен быть отсканирован и загружен в систему подачи документов в виде отдельного файла. Количество файлов должно соответствовать количеству документов, подаваемых в суд, а наименование файлов должно позволять идентифицировать документ и количество страниц в документе (например накладная 245 от 02.03.2009 3 л.pdf).

При направлении через систему подачи документов копии мирового соглашения пользователь загружает его также в текстовом формате Microsoft Word, OpenOffice (*.doc, *.docx, *.odt, *.rtf, *.txt) и т.п.

Необходимо отметить, что статья 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, касающаяся письменных доказательств, была дополнена частью 3 в редакции Федеральных законов от 06.04.2011 N 65-ФЗ, от 11.07.2011 N 200-ФЗ, где установлено, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации. Если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов.

В связи с тем что Кодекс разрешил подачу в суд документов в электронном виде, также были дополнены статьи, касающиеся подачи в арбитражный суд различных документов в электронном виде, в частности статьи 126, 131, 159, 237, 242, 260, 262, 277, 279, 294, 297, 313 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

При этом следует отметить, что порядок, в котором допускаются документы, подписанные электронной подписью, практически еще не применяется.

В любом случае из практики ведения дел в арбитражных судах следует, что суды проверяют наличие оригиналов документов и полномочия лиц, подписавших документы. Поэтому "простое нажатие кнопки", если документы в электронном виде отправлены по ошибке или лицом, не имеющим полномочий, не должно фатально повлиять на права лиц, участвующих в арбитражном процессе.

Из практических шагов в направлении внедрения обмена электронными документами в судебной практике можно выделить то, что на настоящий момент на сайтах арбитражных судов работает электронная система поиска информации о судебных делах и архив принятых судами судебных актов. Между судами и лицами, участвующими в деле или являющимися участниками арбитражного процесса, может быть установлен электронный обмен документами, для чего разработаны и действуют соответствующие соглашения об электронном обмене.

Также судами стал применяться более мягкий порядок приема документов, в частности по факсу и по электронной почте, тогда как раньше каждое заявление нужно было либо привозить в оригинале в суд, либо отсылать по почте.

Работает система подачи документов в арбитражные суды в электронном виде (сайт: http://my.arbitr.ru).

На сайте Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации (http://www.arbitr.ru) создан раздел "Электронное правосудие", в котором в будущем появятся ссылки на портал электронного правосудия, использование которого позволит производить обмен документами между арбитражными судами в электронном виде, получать информацию о движении дел в режиме реального времени и получать доступ к другим функциям электронного документооборота. Также на настоящий момент на вышеуказанном сайте сообщается о введении специальных ресурсов "Мобильная картотека", "Президиум онлайн", "Картотека арбитражных дел" и т.д.

Таким образом, первые шаги и в законодательном, и в практическом плане в системе арбитражных судов по вопросу введения электронного документооборота уже сделаны. Однако вопрос электронной подписи не нашел должного теоретического и практического применения.

Стоит также коснуться изменений по рассматриваемому вопросу, внесенных в Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации и Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.

Что касается Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, можно отметить, что на настоящий момент прогресс его еще не коснулся.

Единственное, что есть в Кодексе по этому вопросу, - это допущение электронной связи для передачи документов. И то очень неопределенно и неконкретно. Так, частью 1 статьи 71 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (письменные доказательства) предусмотрено, что письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом.

Из практики работы судов общей юрисдикции и мировых судов следует, что технически они еще не готовы к переходу на электронный документооборот.

Из работающих электронных ресурсов на сайте Верховного Суда Российской Федерации (http://www.vsrf.ru) можно отметить Автоматизированную систему судебного делопроизводства, банк судебных документов. Действует Государственная автоматизированная система Российской Федерации "ПРАВОСУДИЕ".

Вышеуказанные ресурсы связаны с предоставлением информации и не дают возможности передачи и приема электронных документов.

Что касается Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, можно отметить, что в него вошли некоторые новые нормы по рассматриваемому вопросу. Однако пока они касаются очень ограниченного числа случаев.

Статья 29.10 Кодекса гласит, что в случаях, предусмотренных частью 3 статьи 28.6 Кодекса (назначение административного наказания без составления протокола), постановление по делу об административном правонарушении с приложением материалов, полученных с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических средств, имеющих функции фото- и киносъемки, видеозаписи, или средств фото- и киносъемки, видеозаписи, оформляется в форме электронного документа, юридическая сила которого подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации (часть 6 статьи 29.10 Кодекса, введена Федеральным законом от 23.07.2010 N 175-ФЗ).

Копия постановления по делу об административном правонарушении с приложением материалов, полученных с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических средств, имеющих функции фото- и киносъемки, видеозаписи, или средств фото- и киносъемки, видеозаписи, изготавливается путем перевода электронного документа в документ на бумажном носителе (часть 7 статьи 29.10 Кодекса, введена Федеральным законом от 23.07.2010 N 175-ФЗ).

Если Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации и Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации совсем не касаются порядка применения цифровой электронной подписи, то Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, как мы видим, этот вопрос затронут. Однако только в отношении документа (а именно постановления по делу об административном правонарушении), оформляемого соответствующими органами, имеющими право рассматривать дела об административных правонарушениях в области дорожного движения (т.е. органами внутренних дел (полицией)). При этом вопрос по электронному документообороту между участниками административного делопроизводства до настоящего момента не разрешен.

Следует отметить, что электронная цифровая подпись регулируется Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", который утрачивает силу с 01.07.2012 в связи с изданием Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Принятый Закон N 63-ФЗ регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Необходимо иметь в виду, что изменения, связанные с принятием Федерального закона N 63-ФЗ, в процессуальные кодексы не внесены. Стоит следить за изменением законодательства по этому вопросу, так как процессуальные вопросы и электронный документооборот касаются большого числа лиц.

Одной из основных целей реализации концепции информационной модели государственного управления РБ является формирование единого информационного пространства, обеспечивающего создание условий для эффективного функционирования экономики и государственное управление.

В государственной программе информатизации на 2003-2005гг. и на перспективу до 2010 г. «электронная Беларусь» определены следующие направления информатизации:

• 1) совершенствование деятельности госорганов на основе использования информационных технологий;
• 2) совершенствование нормативной базы и госрегулирования в области информатизации;
• 3) совершенствование системы информационной безопасности с учетом положения концепции национальной безопасности РБ и т. д.

Задача программы.

Создание национального портала, через который любой гражданин, предприниматель или госслужащий могут оперативно взаимодействовать как с государством, так и между собой.

Определяющим или основным НПА в области электронного документооборота, а также его безопасности являются законы (об электронном документообороте, об ЭЦП, об электронных коммуникациях), стандарты, принимаемые международными организациями и национальными органами по стандартизации.

Нормативная база РБ содержит:

• 1) государственные стандарты РБ (СТБ №12.21-2000 - «документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения», СТБ «11.76.1-99 «информационная технология, защита информации, функции хеширования»;
• 2) руководящие документы, регулирующие применение электронного документа и ЭЦП в финансовой сфере (формат карточки открытого ключа, технология ЭЦП, термины и определения);
• 3) система государственной сертификации средств защиты информации и государственного лицензирования деятельности по предоставлению услуг в области защиты информации;
• 4) требования к криптозащите информации, налагаемые государственным центром безопасности информации;
• 5) документы в области архивов электронного документооборота (методические рекомендации по печати каталогов, по учету и хранению электронного документооборота в учреждениях, организациях и предприятиях 2004 г., методические рекомендации по передаче электронного документооборота в ведомственный архив из структурных подразделений предприятий, учреждений, организаций).

Закон РБ «об информации, информатизации и защите информации». Данный закон регулирует отношения, возникающие а процессе формирования информационных ресурсов, регулирует создание информационных технологий, информационных систем и информационных сетей, а также регулирует порядок защиты информационных ресурсов, права и обязанности участников процесса информатизации.

Закон «об электронном документообороте» регулирует правовые основы применения электронных документов. Данный закон содержит определение таких понятий как ЭЦП, средства ЭЦП, подлинность и целостность электронного документа, регулирует вопросы, связанные с распространением открытых ключей, а также сертификацией средств защиты. Данный закон изначально ориентирован на регулирование информационных технологий в финансовой сфере. Проект данного закона называется «об электронном документообороте и его применении в банковской деятельности».

Ст. 11 и ст. 22 закона «об электронном документообороте» уравнивают статус и юридическую силу бумажного и электронного документа, а также допускает использование электронного документа во взаимоотношениях сторон при условии заключения соответствующих договоров. Если законодательство РБ требует, чтобы договор был оформлен письменно, то электронный документ приравнивается к этой форме. Использование электронного обмена данными вызывает следующие проблемы:

• 1) соблюдение сторонами письменной формы при обмене электронными сообщениями;
• 2) идентификация инициатора сообщения в качестве лица, уполномоченного на совершение сделки;
• 3) признание доказательной силы документов в электронной форме в суде;
• 4) придание электронному документу сил его подлинника.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Понятие электронного документа, его юридическая сила

Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый человек. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.

Применение системы автоматизации документооборота - важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение, т.е. руководителей организаций. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.

До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась в первую очередь как инструмент повышения эффективности делопроизводственных служб, занятых составлением, перемещением, учетом и хранением бумажных документов.

В настоящее время мы находимся на пороге грандиозной революционной перестройки всего комплекса накопленных историей знаний и опыта в сфере традиционных представлений о документационном обеспечении управления. Современные технологии обязывают нас не просто использовать их как первоклассное орудие труда, но и как базис для изменения в лучшую сторону форм и методов управления и повышения квалификации управленческого персонала.

Таким образом, цель написания контрольной работы - проанализировать понятие электронного документа, выявить его юридическую силу.

Понятие электронного документа

Электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

Для единого подхода к работе с электронными документами и электронным документооборотом в Российском законодательстве применяются следующие основные термины и определения:

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

Реквизит электронного документа - обязательные сведения, которые должны содержаться в электронном документе для признания его действительным;

Подтверждение подлинности электронного документа - положительный результат проверки неизменности всех реквизитов электронного документа;

Электронный документооборот - процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами;

Средства электронного документооборота - программные и / или технические средства, применяемые в электронном документообороте;

Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, а также органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления и иные органы, участвующие в обмене электронными документами;

Отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника;

Получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителем и получателем электронных документов;

Электронный архив - массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;

Основные требования, предъявляемые к электронному документу

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

Создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

Иметь структуру, установленную настоящим Федеральным законом; содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать;

Иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Структура электронного документа

Электронный документ должен содержать обязательные реквизиты, включающие в себя электронный аналог подписи, дату его составления, имя и адрес отправителя и иные сведения, зависящие от вида документа.

Юридическое значение электронных документов

1. Все экземпляры электронного документа, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями Федеральных законов.

2. Электронный документ, подписанный электронным аналогом (электронной цифровой подписью), обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом, и может представляться в качестве судебных доказательств.

3. Копия электронного документа на бумажном носителе имеет юридическое значение, если она подписана электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), а также в случае, если она удостоверена лицом, имеющим право удостоверения в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Юридичес кая сила электронного документа

Юридическую силу электронному документу придают:

Обязательные реквизиты;

Подтверждение полномочий создателя;

Подлинность и аутентичность.

Обязательные реквизиты электронного документа

Электронный документ должен содержать:

Регистрационный номер;

Регистрационную дату;

Подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;

Наименование организации - создателя документа;

Местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес.

Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы их можно было однозначно идентифицировать.

Понят ие электронной цифровой подписи

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - обязательный реквизит электронного документа, предназначенный для его утверждения и защиты от подделки. ЭЦП создается с помощью криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа (электронного сертификата). Для выдачи ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть создан удостоверяющий центр.

В законодательстве имеется точное описание понятия ЭЦП:

(Электронная) цифровая подпись (digital signature), ЭЦП - строка бит, полученная в результате процесса формирования подписи.

Электронная цифровая подпись - реквизит ЭД, предназначенный для защиты данного ЭД от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в ЭД.

Другими словами, электронно-цифровая подпись - это последовательность символов, которая позволяет пользователю открытого ключа ЭЦП установить целостность и неизменность переданной ему информации, а также идентифицировать владельца закрытого ключа ЭЦП.

Понятие «закрытый ключ» обозначает систему, позволяющую владельцу информации зашифровывать ее - защитить от копирования, изменений и других манипуляций. Доступ к таким документам могут иметь только владельцы так называемого «открытого ключа». Это могут быть партнеры по бизнесу, с которыми заранее было заключено соглашение о подобном способе обмена документацией. При этом сторонами выбирается общая система, которая будет поддерживать возможность использования ЭЦП при совершении сделок.

С юридической силой ЭЦП тесно связано понятие сертифицирования. Для того чтобы использовать ЭЦП, требуется получить сертификат открытого ключа ЭЦП (сертификат ключа подписи) - документ, выданный и заверенный удостоверяющим центром. Документ подтверждает принадлежность открытого ключа ЭЦП определенному лицу. Открытый ключ указывается в сертификате. При его вводе система делает запрос в удостоверяющий центр, где устанавливается, является ли данный пользователь истинным владельцем открытого ключа.

2. Правовой режим электронного документа и документооборота

Правовое регулирование отношений в области использования электронных документов осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи», Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», другими Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также не противоречащими им соглашениями сторон.

Федеральные законы и нормативные правовые акты регулируют отношения, связанные с формированием и использованием электронных документов, определяют основные требования, предъявляемые к электронным документам в электронном документообороте. Действие Российского законодательства об электронном документе распространяется на отношения, возникающие в связи с использованием электронных документов физическими и юридическими лицами, государственными органами и органами местного самоуправления.

В целях внедрения новых информационных технологий в работу органов государственного управления, экономики и бизнеса, а значит, поддержки электронного документооборота, принят и осуществляется ряд правительственных программ и решений. На протяжении нескольких последних лет в стране выполняется Федеральная целевая государственная программа «Информационное общество» (2011-2020 годы)». Таким образом, государство намерено поддерживать создание и развитие государственных и межведомственных информационно-управляющих систем и межведомственного взаимодействия. Это важно не только для государственного управления, но и для всего общества в целом. Опираясь на единые правила, гражданам и бизнесу будет легче взаимодействовать друг с другом и государством, особенно в сфере исполнения государственных услуг, налоговой, финансовой, экономической и социальной сферах.

Назовем основные действующие документы федерального значения, содержащие определенные нормы применения электронных документов:

· Гражданский кодекс Российской Федерации;

· Федеральный закон от 27.07.2010-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

· Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее - Федеральный закон об информации);

· Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

· Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»;

· Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

· Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее - Федеральный закон об электронной подписи);

· Федеральный закон от 27.12.02 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании»;

· Федеральный закон от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

· Постановление Госкомстата России от05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Одним из основных нормативных документов, регламентирующих вопросы электронного документооборота в России, является Федеральный закон от 10.01.02 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В этом Федеральном законе провозглашаются общие положения «правил игры» на электронных рынках в части вопросов признания электронной цифровой подписи (ЭЦП) в электронном документе равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Президент РФ подписал Федеральный закон от 29 июля 2010 г. №227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Документ устанавливает единую терминологию в отношении электронного документооборота как в сфере связи и телекоммуникаций, так и в сфере государственных услуг. В частности, теперь в российском законодательстве дано определение термина «электронный документ». Это документированная информация, представленная в электронном виде, т.е. пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Ранее в связи со вступлением в силу в течение первой половины 2010 года Федеральных законов от 9 февраля 2009 г. №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и от 22 декабря 2008 г. №262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» госорганы и органы местного самоуправления стали обязаны обеспечивать доступ к информации с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе Интернета. Основные принципы взаимодействия граждан и организаций с госорганами через Интернет закреплены в постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 №478.

Законодательство об ЭЦП является правовой основой использования, эксплуатации и развития Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», что закреплено в ст. 3 Федерального закона от 10.01.03 г. №20-ФЗ. В частности, в ст. 12 данного Закона предусмотрено, что электронные документы, подготовленные с использованием ГАС «Выборы», приобретают юридическую силу после его подписания ЭЦП соответствующих должностных лиц. Протокол, сводная таблица о голосовании и иные сводные документы, подготовленные в электронном виде, приобретают юридическую силу только после обязательной проверки с помощью открытых ключей ЭЦП подлинности всех исходных электронных документов, на основе которых готовится сводный электронный документ.

Электронный документооборот используется и в органах судебной власти. Причем действующее законодательство предусматривает не только решение глобальных проблем информатизации судебных органов, но и внедрение систем электронного документооборота на уровне обычных районных судов.

Электронный документооборот «проникает» и в сферу налоговых отношений. Вступили в силу поправки в Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ), касающиеся соответствующих форм отчетности в электронной форме. Изменения предусматривают то, что налоговая декларация может быть направлена налогоплательщиком в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае налоговый орган обязан передать налогоплательщику квитанцию о приемке в электронном виде. Причем днем представления декларации по телекоммуникационным каналам связи считается день представления отчетности в электронном виде. В частности, в документе раскрываются такие вопросы, как: требования к программно-аппаратным средствам представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи; процедура сопровождения налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде; требования к специализированным операторам связи; правила использования средств ЭЦП и средств шифрования; порядок электронного документооборота при представлении налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде.

В частности, налогоплательщик обязан придерживаться следующих требований к обороту сведений в интерактивном режиме с налоговыми органами:

после подготовки информации, содержащей данные налоговой декларации, налогоплательщик подписывает ее ЭЦП уполномоченного лица налогоплательщика и отправляет в зашифрованном виде в налоговый орган по месту учета;

в течение суток в адрес налогоплательщика налоговый орган высылает квитанцию о приеме декларации в электронном виде. После проверки подлинности ЭЦП уполномоченного лица налоговым органом налогоплательщик сохраняет документ в своем архиве.

В заключение следует остановиться на вопросах, связанных с дальнейшим развитием электронного документооборота на корпоративном уровне.

Федеральный закон от 27.12.02 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании» позволяет организациям легитимизировать методологию и технологию электронного документооборота, которые они фактически используют. Это осуществляется посредством утверждения стандартов организаций. Стандарты организаций в соответствии со ст. 17 Закона №184-ФЗ могут разрабатываться и утверждаться организациями самостоятельно исходя из необходимости их применения в целях совершенствования производства и повышения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг. Стандарты организаций могут утверждаться и в целях распространения и использования полученных в различных областях знаний результатов исследований (испытаний), измерений и разработок.

3. Электронно-цифровая подпись электронного документа

Электронно-цифровая подпись - атрибут электронного документа, используемый для защиты информации от несанкционированного использования и подделки. Электронно-цифровая подпись формируется путем криптографического преобразования информации с закрытым ключом, что позволяет определить владельца сертификата ключа подписи и обеспечить неотказуемость подписавшегося от документа, а также проверить полученную информацию на отсутствие ошибок и неточностей. Электронный документ - это документ, подготовленный с использованием системы электронного документооборота, зафиксированный на материальном носителе в виде объекта СЭД и снабженный реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать место, время создания и автора документа.

Чаще всего цифровые подписи используются для подтверждения имени отправителя, основываясь на том, что лишь он один владеет уникальным закрытым ключом, которому соответствует полученный открытый ключ. Также электронная подпись иногда используется для датирования документа с помощью штампа времени: доверенная сторона подписывает документ штампом времени с помощью своего специального закрытого ключа, подтверждая существование документа в данный момент, обозначенный в цифровой подписи.

В случае если электронно-цифровая подпись ставится для удостоверения личности отправителя: сторона, которой доверяют априори, предоставляет открытый ключ и информацию о владельце закрытого ключа получателю документа - получается иерархия доверия. Доверие подписывающей стороне строится на безоговорочном доверии третей стороне, также подписавшей документ. Есть специализированные государственные агентства по сертификации, у которых небольшое количество корневых ключей сети. В распределенной же инфраструктуре нет необходимости владеть универсальными для всех корневыми ключами, и каждая из сторон может доверять своему набору корневых ключей. Такой способ организации иерархии доверия называется сеть доверия, это принцип используется в PGP.

Подведем итог, что электронно-цифровая подпись используется для:

удостоверения источника документа (в зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т.д.);

защиты от изменений документа (при любом случайном или преднамеренном изменении документа (или подписи) изменится хэш, следовательно, подпись станет недействительной);

сдачи финансовой отчетности в государственные учреждения в электронном виде для предприятий и коммерческих организаций;

организации юридически значимого электронного документооборота;

Для создания цифровой подписи используется так называемый дайджест, который генерируется непосредственно из самого документа и уже непосредственно к нему добавляется информация о стороне подписывающей документ, штамп времени и прочее. Затем полученную информацию кодируют с помощью специального закрытого ключа с использованием того или иного алгоритма, получившийся набор бит и есть электронно-цифровая подпись к которой прилагается открытый ключ подписавшегося.

С помощью сети доверия пользователь решает: доверяет он или нет, что открытый ключ принадлежит именно этому отправителю либо нет, затем сообщение дешифруется приложенным открытым ключом. В случае если документ дешифровался без ошибок, информация об отправителе соответствует заявленному и т.д., то документ принято считать подтвержденным. Существуют следующие угрозы цифровой подписи:

попытка подделать подпись для выбранного им документа;

подбор документа к данной подписи, чтобы подпись к нему подходила.

Однако Электронно-цифровая подпись генерируется именно таким образом, что каждому документу соответствует единственная подпись. Это обуславливается тем что: документ должен представлять собой осмысленный текст, у текста документа есть строгие правила оформления, чаще всего документы оформляются в формате DOC или HTML, гораздо реже в Plain Text. Для того чтобы обеспечить ключи от подмены используют сертификаты, которые позволяют убедиться в достоверности полученных данных о владельце открытого ключа. Для централизованного подтверждения используют центры сертификации, которые поддерживаются доверенными организациями. Если же система децентрализованная используют для подтверждения перекрестное подписание сертификатов доверенных людей, каждым пользователем строится сеть доверия. Для управления ключами созданы специальные центры распространения сертификатов, которые предоставляют информацию о том, отозван тот или иной открытый ключ, а также пользователь может получить сертификат от другого пользователя.

4. Процедуры разрешения конфликтов

Для нормального функционирования систем электронного документооборот (ЭДО) необходимо разработать процедуры разрешения возможных конфликтов. Стороной таких конфликтов (кроме участников ЭДО и фирмы-провайдера) может быть и фирма-разработчик программного обеспечения. При описании всех процедур предполагается, что договор с фирмой-разработчиком учитывает наличие эталонного образца программного обеспечения (ПО), который может храниться только у фирмы-провайдера или у всех участников системы ЭДО, но при этом требуется выполнение двух основных условий. Должно быть документально подтверждено, что каждому участнику системы ЭДО (включая фирму-провайдер) установлено программное обеспечение, соответствующее эталонному образцу. Хранение эталонных образцов организуется таким образом, чтобы исключить возможность изменения эталонного образца программного обеспечения без ведома сторон: участника, у которого данное ПО установлено, разработчика и фирмы-провайдера. Указанный режим может быть обеспечен, например, системой нескольких ключей, когда носитель с эталонным образцом хранится в конверте, опечатанном всеми заинтересованными сторонами, либо в сейфе с несколькими различными ключами.

Опишем теперь процедуры разрешения конфликтов, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем ЭДО.

1. Одна из сторон отказывается от принятия на себя обязательств по документу, заверенному ее действующей цифровой подписью, причем последняя признается подлинной программой проверки другой стороны. В этом случае проверяется целостность программного обеспечения сторон путем сравнения используемого программного обеспечения с эталонным образцом. Далее возможны следующие варианты:

а) если будет выяснено, что программное обеспечение одной из сторон отличается от эталонного, то вся ответственность (включая возмещение возможных убытков) лежит на данной стороне;

б) если же программное обеспечение сторон соответствует эталонным образцам, то повторно проверяется подлинность цифровой подписи с помощью программного обеспечения, соответствующего эталону. Если подпись признается действительной в результате повторной проверки эталонным ПО, а сторона, чьей подписью заверен документ, отказывается принять на себя обязательства по документу, то назначается экспертная комиссия, которая на основании изучения спорного документа на магнитном носителе, распечатки этого документа вместе с цифровой подписью под ним на бумажном носителе, образца цифровой подписи ответчика (открытого ключа), заверенного его личной подписью и мастичной печатью, выносит заключение о подлинности цифровой подписи и ее соответствии техническому описанию используемых алгоритмов.

2. Одна из сторон отказывается от приема и рассмотрения документа на основании того, что цифровая подпись другой стороны под документом воспринимается как фальшивая. Тогда сторона, отказавшая в приеме документа, заверяет свой отказ от рассмотрения документа личной подписью и мастичной печатью, а вторая сторона повторно подписывает документ цифровой подписью и направляет его первой стороне. Если новая подпись опять признается программой проверки первой стороны недействительной, то проверяется сохранность (соответствие эталонному образцу) программного обеспечения сторон. Здесь возможны следующие варианты:

б) разрушено программное обеспечение у стороны, отказавшейся от приема документа, - в данном случае она обязана возместить убытки, возникшие вследствие ее отказа от рассмотрения документа; основанием для привлечения к ответственности служит официальный отказ от приема документа. Важное значение для нормального функционирования систем ЭДО имеет разработка процедур определения случаев, когда наступает ответственность разработчика программного обеспечения.

Алгоритмы, используемые в программном обеспечении ЭЦП, признаются ненадежными, если доказана практическая возможность за приемлемый срок:

а) либо подделать подпись под документом;

б) либо определить по образцу подписи и подписанным документам секретный ключ;

в) либо изменить документ, не нарушив подлинности подписи.

Программное обеспечение ЭЦП признается не соответствующим техническому описанию используемых алгоритмов, если документ, подписанный с использованием программного обеспечения, соответствующего эталонному образцу, одной стороной, воспринимается как фальшивый соответствующим эталонному образцу программным обеспечением другой стороны (при условии, что обе стороны используют действующие ключи подписывания). Когда в системе ЭДО некоторые типы документов обрабатываются в автоматическом режиме, для них должны быть установлены жесткие требования по их структуре и определены действия, выполняемые при обработке документа каждого типа (операционные условия). В таких системах обычно вводится понятие допустимого документа, т.е. документа, удовлетворяющего описанным в системе форматам. Кроме упомянутых ранее процедур необходимо описать еще и процедуры, применимые при конфликтах по вопросам о допустимости документов и правильности их обработки.

Программа проверки допустимости документов считает нестандартным правильно оформленный документ, если:

эталонная программа проверки допустимости документа признает его таковым на основании несоответствия его требуемому для данного типа документов формату;

экспертиза установила, что документ удовлетворяет требованиям, предъявляемым формату документов этого типа.

Операции, выполненные по стандартному документу программой обработки документов, признаются не соответствующими операционным условиям, если экспертизой будет установлено, что:

обрабатываемый документ соответствует одному из допустимых форматов; для указанного формата операционными условиями предусмотрено выполнение однозначно определенных операций;

операции, выполненные по документу программой обработки документов, не соответствуют описанным в операционных условиях.

Операции, выполненные по нестандартному документу программой обработки документов, признаются не соответствующими операционным условиям, если экспертизой будет установлено, что:

обрабатываемый документ не соответствует ни одному из допустимых форматов;

операции, выполненные по документу программой обработки документов, не предусмотрены для нестандартных документов операционными условиями.

Таким образом, в настоящий момент законодатель понимает, что электронный документ -э то документированная информация, представленная в электронном виде , т.е. пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно - телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Использование технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП) является одним из основных способов придания электронному документу юридической (доказательной) силы. Для обеспечения юридической значимости электронного документа необходимо его соответствие требованиям: к наличию обязательных реквизитов и соблюдению правил их отображения для данного вида документа; компетентности автора, т.е. его праву создавать или подписывать документы такого вида; гарантии целостности и подлинности документа, подтверждению автора документа.

Государство целенаправленно решает задачи перехода на электронный документооборот государственных органов, бизнеса и отдельных граждан, разработки и внедрения электронных административных регламентов и завершения создания системы правительственных порталов с доступом к открытой части таких регламентов. В настоящее время в стране существует достаточно большая правовая основа для широкого применения электронного документа и систем электронного документооборота.

Список литературы

электронный правовой документооборот автоматизация

1. Федеральный закон от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 14 января 2002 г., №2, ст. 127

2. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании» // Собрание законодательства Российской Федерации от 30 декабря 2002 г. №52 (часть I) ст. 5140

3. Федеральный закон от 10 января 2003 г. №20-ФЗ «О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы» // Собрание законодательства Российской Федерации от 13 января 2003 г. №2 ст. 172

4. Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. №65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» // Собрание законодательства Российской Федерации от 4 февраля 2002 г. №5 ст. 531

5. Распоряжение Правительства РФ от 15 августа 2003 г. №1163-р // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 августа 2003 г. №34 ст. 3396

6. Приказ МНС РФ от 10 декабря 2002 г. N БГ-3-32/705@ «Об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» // Учет. Налоги. Право - Официальные документы, от 22 января 2003 г. №2

7. Приказ МНС РФ от 2 апреля 2002 г. N БГ-3-32/169 «Об утверждении Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» // Финансовая газета, май 2002 г., №22

8. Информатика для юристов и экономистов // Под ред. С.В. Симоновича - Сб., 2006.

9. Косовец А.А. Правовой режим электронного документа // Вестник Московского университета, Серия 11, Право, 1997, №5

10. Кутузов Т. Электронный документооборот в России: юридический аспект // Финансовая газета, 2004, №29

11. Ларин М.В. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации // Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота», 2010, №1.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Определение понятий электронного документооборота, документа и цифровой подписи, проблемы их безопасного использования. Принципы функционирования, преимущества и недостатки, признание юридической силы электронных документов по сравнению с бумажными.

реферат , добавлен 05.02.2012


Системы электронного документооборота. Понятие электронного документа. Понятие электронно-цифровой подписи. Компьютеризация привела к возникновению целого ряда проблем, в том числе и правовых.

статья , добавлен 17.01.2004


Международное регулирование электронного документа, электронной цифровой подписи и электронного документооборота. Правовое и методическое регулирование электронного документооборота в США и Европе, его законодательная регламентация в странах Азии.

курсовая работа , добавлен 22.09.2011


Технологии электронного документооборота, хранения электронных документов, оптического распознавания текстов документов, штрих-кодирования документов. Анализ развития электронного правительства и электронного документооборота в государственных органах.

курсовая работа , добавлен 10.11.2014


Роль и значение электронного документооборота в органах муниципального управления. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота. Изучение особенностей организации системы электронного документооборота администрации в МО г-к Анапа.

дипломная работа , добавлен 24.01.2018


Понятие электронного документа и его особенности. Специфика электронного документа как доказательства. Анализ содержания правового регулирования использования электронных документов как доказательств в гражданском судопроизводстве Российской Федерации.

курсовая работа , добавлен 26.11.2014


Преобразование бизнес-процессов компании путем внедрения интернет-технологий. Понятие транзакции. Виды и область приложения электронного бизнеса. Правовое регулирование отношений в области электронного документооборота и коммерции в РФ и за рубежом.

курсовая работа , добавлен 19.12.2014


Сущность, предмет источники информационного права. Обеспечение конфиденциальности персональных данных. Электронная цифровая подпись как средство подтверждения подлинности электронного документа. Ответственность за правонарушения в информационной сфере.

реферат , добавлен 25.04.2015


Понятие, цели и функции электронного правительства. Место в матрице виртуальных взаимоотношений. Введение электронного документооборота. Три стадии и десять первоочередных мер по построению. Трудности и проблемы на пути развития. Опыт зарубежных стран.

контрольная работа , добавлен 08.10.2009


Общее понятие электронного правительства. Особенности электронного правительства в России. Финансово–экономический аспект внедрения электронного правительства для бизнеса. Система государственных служб в условиях работы "электронного правительства".

электронный документ доказывание гражданский

Вначале следует проанализировать законодательство РФ по данному вопросу. Можно сказать, к сожалению, что оно далеко не совершенно, отличается противоречивостью и отсутствием единого подхода к регулированию данного вопроса.

Основная цель анализа законодательства - выработка единого подхода к определению понятия ЭД, выявление основных проблем, сталкивающихся на пути законодателя и правоприменителя, а также возможность унификации норм внутри страны и на международном уровне.

В настоящее время в теории гражданского процесса, в действующих нормативно-правовых актах, руководящих разъяснениях и ПП ВС РФ для обозначения информации, зафиксированной на электронном носителе, используется различные термины: электронный документ, документ, подготовленный с помощью ЭВТ, «машинный документ» Мурадьян Э., Машинный документ как доказательство в гражданском процессе, Советская юстиция, 1975 г., №22, с.112..

Производство по делам, в которых в качестве доказательств фигурируют электронные документы, не получило должной регламентации в процессуальном законодательстве и юридической науке.

Одним из первых нормативно-правовых актов, определяющих юридическую значимость электронного документа и дающий определение понятия электронный документ, были Инструктивные указания Госарбитража СССР от 29.06.79 г. «Об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники», где указано, что «стороны по арбитражным делам в обоснование своих требований и возражений вправе представлять арбитражам документы, подготовленные с помощью электронно-вычислительной техники. Эти документы, поскольку они содержат данные об обстоятельствах, имеющих значение для дела, должны приниматься органами арбитража на общих основаниях в качестве письменных доказательств. При принятии документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники, их исследовании и оценке следует руководствоваться Правилами рассмотрения хозяйственных споров. Стороны могут представлять арбитражу любой экземпляр документа, подготовленного с помощью электронно-вычислительной техники. Если для разрешения спора требуется подлинник документа, арбитражу должен быть представлен первый экземпляр». Указания Госарбитража СССР «Об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники» от 29 июня 1979 г.

Представляется, что данное определение электронного документа слишком широко и неопределенно: оно включает в себя все документы, при подготовке которых использовалась электронно-вычислительная техника, даже те, при подготовке которых электронно-вычислительная техника применялась, например, только в качестве печатной машинки.

Вслед за Госарбитражем СССР признал подобные доказательства и Верховный Суд СССР. В ПП ВС СССР от 9 июля 1982 г. N 7 «О судебном решении» сказано: «В обоснование решения суд в случае необходимости вправе сослаться и на письменные доказательства в виде документов, полученных с помощью электронно-вычислительной техники. Эти документы принимаются в качестве доказательств при условии их надлежащего оформления в соответствии с установленным порядком». Пост. Пл. ВС. СССР «О судебном решении» от 9 июля 1982 г. N 7. Здесь прямо предусмотрено то, что электронные документы отнесены к письменным доказательствам. В ПП ВС СССР от 3 апреля 1987г.№3 «О строгом соблюдении процессуального законодательства при осуществлении правосудия по гражданским делам» дано более широкое разъяснение: «В случае необходимости судом могут быть приняты в качестве письменных доказательств документы, полученные с помощью электронно-вычислительной техники. Эти материалы оцениваются в совокупности с другими доказательствами». ПП ВС. СССР «О строгом соблюдении процессуального законодательства при осуществлении правосудия по гражданским делам» от 3 апреля 1987г.№3.

Примерно в это же время вышел Государственный стандарт СССР ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым «средствами вычислительной техники», который установил требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.

Впоследствии Высший Арбитражный Суд РФ дал оценку доказательств, изготовленных и подписанных с помощью средств электронно-вычислительной техники, в которых использована система цифровой (электронной) подписи. Это было сделано в письме Высшего Арбитражного Суда РФ от 19 августа 1994 г. «Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике». Как указывается в письме, «в случае, когда стороны изготовили и подписали договор с помощью электронно-вычислительной техники, в которой использована система цифровой (электронной) подписи, они могут представлять в арбитражный суд доказательства по спору, вытекающему из этого договора, также заверенные цифровой (электронной) подписью. В то же время, если между сторонами возник спор о наличии договора и других документов, подписанных цифровой (электронной) подписью, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. В случае если в таком договоре отсутствует процедура согласования разногласий и порядок доказывания подлинности договора и других документов, а одна из сторон оспаривает наличие подписанного договора и других документов, арбитражный суд вправе не принимать в качестве доказательств документы, подписанные цифровой (электронной) подписью». Письмо ВАС РФ «Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике» от 19 августа 1994 г. Однако, рекомендации, высказанные в этом письме, вызывают больше вопросов, чем ясности.

В новом ГПК расширился перечень средств доказывания, добавлены такие средства как аудио и видео записи. «Их выделение в отдельную группу доказательств, возможно, связано со спецификой исследования, установления достоверности содержащейся в них информации». Решетникова И.В. Унификация доказывания - процесс неизбежный, ЮРИСТ, N 47, ноябрь 2003 г., с-31. Представляется, что это было продиктовано также сложившейся практикой, использованием в процессе все чаще данных доказательств, а так как это не было закреплено в законодательстве это и затрудняло их использование в процессе. Безусловно, это прогрессивный шаг со стороны законодателя. Однако, несмотря на это, по-прежнему остался не решенным вопрос о том, является ли ЭД средством доказывания. ГПК относит их к письменным доказательствам.

П. Зайцев, А. Вершинин выступают против выделения как самостоятельного средства доказывания аудио- и видео записи, ЭД. Они считают, что «это повлечет неизбежно проблему разграничения отдельных видов доказательств (в данном случае письменных), так как данные понятия полностью покрываются понятием «иные документы», используемые при определении письменных доказательств». Зайцев П.Электронный документ как источник доказательств, Российская юстиция 2001г., №5, с.43.

Данная позиция представляется необоснованной по следующим соображениям: если допустить то, что аудио- и видео записи, ЭД - это иные документы, используемые при определении письменных доказательств, как это ранее было закреплено в ГПК 1964 года, то значит, данные средства должны были использоваться в качестве доказательств. Эти виды доказательств использовались крайне редко и с очень большой осторожностью. В каждом таком случае у судьи возникал вопрос о возможности их использования в процессе. Отсюда следует, что аудио- и видео записи юридически самостоятельными доказательствами не являлись. В данный момент их выделили в самостоятельную группу средств доказывания, но не выделили, по-прежнему ЭД.

По мнению П.Зайцева, ЭД следует отнести к аудио- и видео записям. Данная позиция представляется неправильной, вследствие того, что это совсем разные понятия. Аудиозапись - это запись на магнитном носителе (это может быть кассета, диск), видео - также запись на магнитном носителе, только здесь запечатлено больше информации, наряду с музыкой, голосами, разговорами людей, здесь присутствуют какие-либо события, отдельно снятые вещи и т. д. Запись предполагается возможной с видеокамеры, диктофона, магнитофона.

Электронный же документ - это, как правило, информация, записанная с компьютера на дискету, диск, а также это может быть информация, которая содержится на винчестере (жесткий диск или память компьютера), которую невозможно перенести на обычный диск или дискету. Электронным документом может являться электронная почта, которая пересылается с другого компьютера.

УПК РФ также не рассматривает электронный документ в качестве самостоятельного доказательства в процессе, но в п.6 ч.2. ст.74 УПК указано, «что в качестве доказательств допускаются иные документы». УПК РФ 5.12.01 г. Отсюда следует, что, здесь перечень доказательств открытый и поэтому мы можем к иным документам отнести и ЭД. В ГПК РФ перечень доказательств исчерпывающий. Перечислены в ч.1 ст.55 следующие доказательства: «объяснения сторон и третьих лиц, показания свидетелей, письменные и вещественные доказательства, аудио и видео записи, заключения экспертов». ГПК РФ 14.11.02 г. Электронный документ не обозначен, но и нет запрета его использования. Однако в ст.71 ГПК указано, что «письменными доказательствами по делу являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной связи». Отсюда следует, что ГПК предусматривает возможность использования электронных документов, однако он их относит к письменным доказательствам, а это не верно исходя из сущности самого ЭД.

В АПК РФ, также как и в УПК РФ, помимо основных средств доказывания в ст.64 указано, что «доказательствами по делу являются иные документы и материалы», т.е. здесь к иным документам мы можем отнести и электронный документ. Также п.3 ст.75 АПК устанавливает, «что документы, полученные посредством факсимильной, электронной и иной связи, а также документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативно-правовым актом или договором». АПК РФ от 24.07.02 г. Здесь опять ЭД не выделен как самостоятельный источник доказательств. Он приравнивается к письменным доказательствам, но зато есть прямое указание на возможность его использования в процессе.

Согласно ФЗ РФ от 20.02.95г. «Об информации, информатизации и защите информации», а также ФЗ РФ от 4.07.96 г. «Об участии в международном информационном обмене», документ - «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». ЭД, удовлетворяющий названным условиям, будет являться "документом" в контекстах действующих нормативно-правовых актов и на него будет распространяться весь комплекс гражданского законодательства, кроме прямо указанных случаев.

В ФЗ РФ «Об электронно-цифровой подписи» («Об ЭЦП») от 10.01.02г. дается определение ЭД, в соответствии с которым, это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. На сегодняшний день это пока единственный закон, подробно регламентирующий институт ЭД и ЭЦП.

Данный закон отличается фрагментарностью и противоречивостью. Дело в том, что зафиксированное в нем определение ЭД, как впрочем, и ряд других определений не дают однозначного, не требующего комментариев и разъяснений термина "документ", в особенности - ЭД. С одной стороны можно положительно оценить намерение российского законодателя в специальном законе отразить основные положения, относящиеся к применению ЭЦП. Его значение состоит в том, что он легализовал электронный документооборот. Это позволило повысить скорость и эффективность взаимодействия между субъектами, вынужденными использовать ранее бумажные схемы, а также стабильность взаимоотношений сторон в сделках с применением ЭЦП, теперь владелец ЭЦП не вправе отказаться от сделки на том основании, что он не ставил подпись на спорном документе.

С другой стороны, этот закон вызывает ряд вопросов: в какой степени отечественный закон сопоставим с аналогичными законами, действующими в зарубежных странах; устранил ли закон основные препятствия, которые мешали рассматривать ЭД в качестве полноценного основания для возникновения правового отношения; отвечают ли положения закона общим нормам гражданского законодательства о лицах, сделках, обязательствах, договоре; соответствуют ли технологические и правовые требования к электронной подписи процессуальным нормам о доказательствах и средствах доказывания; наконец, создал ли Закон ясный и четкий юридический механизм, посредством которого лицам, использующим ЭЦП, стало легче защищать свои права и законные интересы в суде?

Кроме того, этот закон имеет существенные недостатки. К их числу специалисты относят следующие:

1. Несоответствие принципам международного права, используемым в правовом регулировании электронных подписей.

«В первую очередь следует указать, что российский закон не воспроизводит подход иностранного законодательства и международного права к регулированию ЭЦП. Так, закон сосредоточил внимание исключительно на технологии ЭЦП, которая строится на идеологии асимметричного шифрования (ст.3). Далее Закон не регулирует отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи. Между тем общепринятый в мировом сообществе подход - так называемая «технологическая нейтральность» законодательства. Правовое признание любых электронных аналогов собственноручной подписи и юридическая сила последних не ограничиваются в зависимости от применяемой технологии. Электронные подписи должны отвечать лишь требованиям применяемого права. В связи с этим необходимо отметить, что гражданское законодательство РФ боле полно отвечает принятому в мировой практике подходу, поскольку распространяет определение электронной подписи на связанные с сообщением символы, коды, пароли и т.д., не являющиеся собственно ЭЦП. Они могут рассматриваться как подпись, если используются сторонами по соглашению и с явным намерением подтвердить подлинность написанного». Соловяненко Н. Правовое регулирование электронной торговли и электронной подписи (международный опыт и Российская практика), Хозяйство и право, 2003 г., №3, с.43.

Помимо этого признание ЭЦП в зарубежном и международном праве не связано с получением лицензии для ведения деятельности по выпуску сертификатов ключей ЭЦП. Российский закон, в отличие от соответствующих иностранных законодательных актов, построен на принципах лицензирования деятельности удостоверяющего центра. Для современной мировой практики характерны отказ от обязательного лицензирования деятельности удостоверяющих центров и признание исключительно добровольной сертификации средств ЭЦП.

2. Ограниченная сфера регулирования Закона, необходимость издания дополнительных нормативных правовых актов.

«Представляется, что Российский закон не выполнил своей главной задачи - принципиального признания ЭЦП в качестве аналога собственноручной подписи для более широкого юридических действий, нежели предусмотрено в Гражданском кодексе РФ, который признает ЭЦП в качестве аналога собственноручной подписи только в связи с заключением сделок. Как известно, категории юридических документов, в которых может использоваться ЭЦП, значительно разнообразнее. Вопрос о законности и действительности таких электронных документов остается открытым, поскольку п.2 ст.1 закона распространяет его действие только на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Другие случаи должны быть предусмотрены законодательством РФ».

Таким образом, чтобы легализовать ЭЦП в документах, оформляющих трудовые, административные, налоговые и иные отношения, не являющиеся гражданско-правовыми, по-прежнему необходимы соответствующие положения, закрепленные в законодательных актах. Подобные акты можно было принять и в отсутствие ФЗ «Об ЭЦП», причем в каждом конкретном случае отрегулировать ситуацию точнее и лучше, нежели в условиях, когда действует «абстрактный» рамочный закон.

3. Значительное усложнение правовых отношений и увеличение юридических рисков в электронной торговле.

Закон предусматривает обязательные условия (ст.4), при одновременном соблюдении которых ЭЦП в электронном документе считается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе». Соловяненко Н. Правовое регулирование электронной торговли и электронной подписи (международный опыт и Российская практика), Хозяйство и право, 2003 г., №3, с.43.

«Таким образом, закон установил жесткую взаимосвязь, в соответствии с которой законность и действительность подписи зависит от правомерного использования документа как сертификат ключа ЭЦП. Сертификат ключа ЭЦП, в свою очередь, имеет юридическую силу только при условии правомерных действий удостоверяющего центра. Сертификат ключа подписи выдается удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности и идентификации владельца сертификата ключа подписи (ст.3)». Ананько А., Интернационализация правового регулирования вопросов применения электронных подписей, Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script , http://www.russianlaw.net/law/doc/a124.htm.

Данная зависимость свидетельствует о том, что закон вовсе не упростил, а, наоборот, усложнил правовые отношения, возникающие в гражданском обороте в связи с применением ЭЦП, и тем самым увеличил юридические риски участников. Большая часть таких рисков связана с тем, что закон принудительно вводит в число участников гражданского оборота нового субъекта - удостоверяющий центр (ст.9)». Соловяненко Н. Правовое регулирование электронной торговли и электронной подписи (международный опыт и Российская практика), Хозяйство и право, 2003 г., №3, с.43.

Если центр не исполнит любую из перечисленных в законе обязанностей или исполнит ненадлежащим образом, сделка между физическими или юридическими лицами может быть признана недействительной в силу недействительности ЭЦП.

4. Данный закон целесообразно было принимать в пакете с другими законами - «Об электронной торговле» и «Об электронном документе». Это тем более очевидно, если учесть, что принятый Закон «Об ЭЦП» базируется на понятии электронный документ», одним из реквизитов которого является ЭЦП.

Во времена подготовки и обсуждения ФЗ «Об ЭЦП» в сообществе причастных к данной тематике специалистов бытовало предположение, что вслед за ним будет разработан и принят Закон «Об электронном документе», который определит нормы для обеспечения юридической силы электронного документа. В настоящее время в Государственной Думе РФ на разных стадиях разработки находятся несколько законопроектов, целью которых является обеспечение правовых отношений в тех сферах деятельности, где активно развивается обмен «электронными документами». В связи с разработкой новых законов предлагаются дополнения и изменения в действующий закон «Об информации, информатизации и защите информации».

• 5. «Закон опирается на концепцию криптографии для защиты информации и не поддерживает другие методы защиты: карточные и PIN - кодовые подписи, идентификацию по голосу, радужной оболочке глаза, отпечаткам пальцев и т.п.» Осокина Г.Л., Учебник «Гражданский процесс», Общая часть, М., 2003 г., с.634.
• 6. «В соответствии с ФЗ “Об ЭЦП” сертификат ключа подписи может выдаваться только физическим лицам (лицо, обладающее электронной цифровой подписью, в российском законе именуется "владельцем сертификата ключа подписи"). Это вызывает некоторые технические вопросы по поводу зависимости работы организации от одного человека, ответственного за ЭЦП, который может временно отсутствовать, уволиться и т.д., в связи с чем, возможны задержки в работе всей организации. На одно физическое лицо может быть выдано несколько сертификатов. Международные стандарты предусматривают в качестве владельцев сертификатов и юридические лица, что более целесообразно, особенно в работе коммерческих структур сетевого типа». Осокина Г.Л., Учебник «Гражданский процесс», Общая часть, М., 2003 г., с.634.

Отмеченные выше недостатки все же не способны перечеркнуть позитивное содержание Закона в целом и его огромное значение для судебной практики. Несмотря на имеющиеся недостатки, значимость ФЗ «Об ЭЦП» очевидна. Дальнейшее развитие электронного документооборота и электронной торговли без такого акта уже невозможно. В то же время этот закон настолько усложнил процедуру использования электронной цифровой подписи, что наметился некоторый спад активности в этой сфере, но хочется выразить надежду, что формирующаяся правовая база будет способствовать применению ЭЦП как в гражданском электронном документообороте, так и во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами власти.

Проблемы правового регулирования отношений, связанных с электронной коммерцией, а стало быть, и с использованием электронных документов, связаны с регулированием применения технологий. Правотворческие и правоприменительные органы решают, насколько тот или иной способ документооборота надежен, как велика вероятность искажения воли стороны в электронном документе, кто обладает правом решать в каждом конкретном случае вопрос об аутентичности и на основании каких критериев. Но они не могут решать, например, как должен быть написан алгоритм встраивания ЭЦП в тело документа, так как это зависит в основном от производительности компьютерной техники.

Общество больше всего продвинулось в вопросе унификации законодательного регулирования отношений в компьютерных сетях (в частности, ЭД и применения ЭЦП) за счет работы в международных организациях.

В системе ООН работа по юридическому регулированию отношений в области электронного документооборота в основном сосредоточилась в Комиссии по международному торговому праву - UNCITRAL. Здесь было разработано два модельных закона: по электронной коммерции (MLEC, 1996) и по электронным подписям (MLES, 2000).

Другим международным центром разработки базовых правил регулирования электронного документооборота стало Европейское сообщество. Работа также шла в двух областях - собственно электронная коммерция и электронные подписи. Была разработана и принята Директива по электронным подписям, выработаны основные предложения и проект Директивы по электронной коммерции на внутреннем рынке. Из-за сложного законодательного процесса в Сообществе эти директивы фактически еще не применяются в полную силу, однако законодательство стран-членов ЕС уже сейчас ориентируется на них. Все эти акты должны быть инкорпорированы в национальное законодательство. Соответствующая законодательная работа сейчас ведется во многих странах; в некоторых, например, в Соединенном Королевстве, ФРГ, США, Канаде уже существует довольно большой массив норм в этой области. В Российской Федерации в Государственную Думу внесены два законопроекта о сделках, совершаемых при помощи электронных средств (электронных сделках) и законопроект о предоставлении электронных финансовых услуг.

Когда эти законопроекты еще только начинали создаваться, предполагалось, что они должны быть похожими хотя бы в основных подходах. Схожесть этих актов должна быть предопределена универсальностью решаемых задач, наличием модельных международных законов. Они должны были получиться похожими, так как общее правовое пространство, которое все-таки складывается в Интернете и других компьютерных сетях, должно основываться на общей или хотя бы одинаковой правовой базе, чтобы исключить неравноправие субъектов правоотношений. Но они все же оказались разными, хотя некоторые детали в них и совпадают.

Следует рассмотреть указанные выше акты, в первую очередь - рассмотреть два модельных закона UNCITRAL. Оба они - закон об электронной коммерции 1996 и об электронных подписях 2000 г. - основной упор делают на придание юридического статуса электронным документам. Убираются юридические барьеры для использования электронных соглашений, отменяется "монополия бумажных документов".

«В ст.2 Закона «Об электронной коммерции» используется термин «Datamessage», который можно перевести как информационное сообщение. Электронный документ определяется как информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных средств, включая электронный обмен данными, электронную почту, телекс или телефакс, но не ограничиваясь ими. При этом понятие электронного обмена данными раскрывается как электронная передача информации от компьютера к компьютеру в соответствии с согласованными стандартами структуры информации. Таким образом, под электронным документом в смысле этого закона понимается информация в форме пригодной для хранения и передачи с использованием электронных средств связи». Закон UNCITRAL «Об электронной коммерции», http://www.unictral.org/english/documents/.

При таком определении в содержание понятия «информационное сообщение», которое является видом электронного документа, также является любая информация, что обоснованно.

ДЭК ЕЭС (Директива по электронной коммерции) устанавливает общие основы для развития электронной коммерции. «Ст. 9 Директивы требует от государств придания законной силы договорам в электронной форме, устранения создания барьеров в их использовании и запрещает отрицание их юридической силы исключительно на основании электронной формы. Обязательства и выгоды, вытекающие из ДЭК, действительны только в пределах ЕС». Directive 1999/93/EC of the European Parliament and of the council of 13 December 1999 on a Community framework for electronic signatures, adopted and dated 13 December 1999. См. http://rechten.kub.nl/simone/Eu-sig.htm.

ДЭП ЕЭС является более детализированной и устанавливает основы для юридического признания электронных подписей и требования к государствам-членам в области их сертификации.

Теперь можно попытаться сделать анализ, как положения двух Директив воспринимаются законодательством государств-членов ЕС, с целью прогнозирования возможности создания единообразных правил обращения электронных документов в пределах ЕС и выбора направления совершенствования законодательства России в данной сфере. Необходимость унификации российского и международного законодательства уже ни у кого не вызывают сомнения.

Немецкий подход к приданию юридической силы договорам в электронной форме в части требования собственноручной подписи состоит в построении жесткого режима. В данное время в Германии происходит процесс регулирования использования криптографии с открытым/закрытым ключом, в процессе чего затрагиваются технические требования к сертифицирующим органам, которые должны полностью соответствовать закону для того, чтобы получить разрешение на осуществление деятельности. Основной упор закона сделан на создании инфраструктуры цифровых подписей, а не на признании юридической силы договоров в электронном формате.

Так как официальное признание юридической силы электронных документов равной бумажным не гарантируется законом, как это сделано в ДЭК, то возникают проблемы гармонизации законодательства. Отсутствие официального законодательного признания электронных документов приводит к необходимости проведения дополнительных комментарий в отношении охватываемых сделок. В настоящее время существует большое количество законодательных требований, которым электронные или цифровые подписи не удовлетворяют. Таким образом, определение сделок, заключаемых в электронном виде, требует анализа законодательства и, как следствие, увеличение стоимости сделки.

Правительство Германии разработало дополнительное акты для дальнейшей интеграции с ДЭП ЕЭС: Германское предложение по основам Закона о цифровых подписях от 16 августа 2000 года, принятое Бундесратом 9 марта 2001 года и вступившее в силу 21 мая 2001 года (Signaturgesetz - SigG).

Новый и усовершенствованный SigG в определенной степени смягчил позицию Германии в отношении электронных подписей, но не достиг цели создания эффективного законодательства, касающегося законного признания договоров в электронной форме.

«13 марта 2000 года французское правительство приняло закон, вносящий изменения в главу VI Гражданского кодекса, которая главным образом касалась формы и доказательственной силы договоров. Основной упор сделанных изменений направлен на создание общих правил, позволяющих уравнять юридическую силу электронных документов и подписей с собственноручной формой во всех сферах правоотношений.

Для большей определенности статья 1316-1 определяет условия допустимости доказательств в электронной форме: можно с достаточной долей уверенности определить лицо, от которого исходят данные, и способ их создания гарантирует целостность. Соблюдение принципа функциональной эквивалентности намного более либеральное, чем в законодательстве Германии, где признается юридическая сила только определенного вида электронной подписи. Статья 1316-2 указывает, что в случае возникновения расхождений между электронной и бумажной копией, суд определяет, какая из них имеет большую доказательственную силу, основываясь на тщательном изучении всех обстоятельств и на непредвзятом отношении к используемому носителю. Данная глава ГК гарантирует, что электронные документы имеют юридическую силу и возможна оценка их надежности судом без обращения к технологической природе самого документа и связанной с ним электронной подписи». Дутов М., Сравнительный анализ европейского законодательства в области электронного документооборота, Предпринимательство, государство и право,2002 г. № 8, С. 25-28.

Таким образом, можно сказать, что позиция Франции является даже более либеральной, чем положения ДЭП, поскольку она предоставляет электронным документам такой же уровень признания их юридической силы без привязки к конкретным технологическим средствам.

В Англии имплементация двух Директив ЕС началась с Закона об электронных средствах коммуникации, который получил королевскую санкцию 25 мая 2000 года. Расположенный по своим положениям примерно между законодательными инициативами Франции и Германии, Акт предлагает расширить рамки законодательного признания электронных подписей, которые соответствуют определенным общим критериям и критерию функциональной эквивалентности. Акт просто создал гарантию того, что документы, подписанные электронной подписью, будут приниматься в суде.

На основании проведенного выше анализа, следует вернуться к указанной вначале проблеме - построения единообразных правил в отношении электронного документооборота. Несмотря на предпринятые попытки, законодательство получилось различным в различных странах. Здесь есть несколько причин.

Во-первых, различие национальных правовых традиций, правовых систем. Для стран общего права, например, Соединенного Королевства, - характерен подход ограничения вмешательства государства в частные дела. Соответственно, и электронный документооборот не должен быть объектом жесткого регулирования. Для Германии же характерен государственный подход к регулированию многих сфер деятельности, вследствие чего и электронный документооборот оказался под жестким контролем государства.

Во-вторых, электронный документооборот - очень новая проблема. Еще не успела выработаться практика, не проанализированы проблемы и их решения. В дальнейшем, видимо, будет наблюдаться выработка единого подхода, например, за счет жесткой судебной практики в Великобритании и диспозитивных по сути подзаконных актов и международных договоров.

В-третьих, разные государства по-разному подошли к проблеме использования электронного документооборота. Например, в Германии решили, что электронный документооборот, а в особенности электронные подписи - самостоятельная сфера деятельности в области телекоммуникаций (наряду с телевещанием, предоставлением доступа в Интернет), а, следовательно, должна быть поставлена под жесткий контроль государства. Во Франции, наоборот, намного более свободный подход к регулированию электронного документооборота, что проявляется в предоставлении сторонам свободы выбора технологии электронного документооборота при осуществлении предпринимательской и других видов деятельности - электронный документ и электронная подпись закреплены в нормах ГК.

На кого же необходимо ориентироваться при создании правовых основ электронного документооборота? Представляется, что наиболее подходящим является опыт Германии - разумное вмешательство государства в деятельность участников электронного документооборота. Объясняется это тем, что правоотношения по использованию электронного документа возникли относительно недавно, еще ни одна страна не имеет эффективно действующего законодательства в данной области, и поэтому пускать процесс построения таковых норм на самотек представляется неразумным. Здесь просто необходим контроль со стороны государства, хотя бы на начальном этапе. К тому же надо учитывать экономическую ситуацию и уровень развития правовой системы в России, которые значительно отличаются от существующих в других странах, и поэтому простое копирование без учета национальной специфики иностранного законодательства (которое является довольно таки либеральным, - например, во Франции) может обернуться очень негативными последствиями.

В России по-прежнему вопросы, связанные с законодательным закреплением электронного документа как самостоятельного доказательства в гражданском процессе ещё не решены. Следует более детально регламентировать вопросы, связанные с правовым статусом ЭД. Выделить ЭД как самостоятельное средство доказывания.

Представляется, что на основании вышеизложенного можно сделать ряд следующих важных выводов:

• 1) Под электронным документом следует понимать документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических (ЭВМ) и программных средств, фиксируемых в цифровом коде в форме идентифицируемого именованного файла (файлов) или записи в файле (файлах) базы данных, доступный для последующей обработки в информационных системах, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным связи.
• 2) В настоящее время законодательство не регулирует все отношения, возникающие в результате использования ЭД в гражданском процессе. Во-первых, нет прямого закрепления ЭД как самостоятельного доказательства в гражданском процессе. Во-вторых, законодательство не соответствует принципам и нормам международного права. Для устранения этих недостатков, следует принять соответствующие законы («Об электронном документе», «Об электронной торговле», и т.д.). В дальнейшем, внести соответствующие поправки в действующее законодательство, например, в ГПК, наряду с такими средствами доказывания, как письменные, вещественные доказательства предусмотреть и отдельно закрепить ЭД. В ФЗ «Об ЭЦП» устранить вышеперечисленные недостатки и привести его в соответствие с принципами и нормами международного права.
• 3) ЭД в гражданском процессе в качестве доказательства не используется, а если его и приобщают к делу, то это происходит крайне редко. Значение ЭД как средства доказывания в гражданском процессе заключается в том, что по некоторым категориям дел ЭД является единственным доказательством.

Закон "Об электронной цифровой подписи" является основанием доказательной силы цифровой подписи. Доказательная же сила электронных документов зиждется на фиксации языка их прочтения или, иными словами, механизма идентификации цифр - нулей и единиц, образующих документ. В договорах об организации электронного документооборота иногда присутствует перечень электронных документов и их структура, позволяющие защищать стороны от возможности опасного многообразия общечеловеческого смысла и содержания, извлекаемого из электронного документа ("иногда", так как зачастую язык идентификации электронных документов в договорных отношениях не регламентирован). И наличие, и выполнение всех условий, как уже было сказано выше, лицензий ФАПСИ, не защищает от рисков в достаточной мере.

Многие телекоммуникационные компании предлагают услуги "организации электронного документооборота", вкладывая в это словосочетание только защищенный обмен информацией. Придание файлам юридического статуса, эквивалентного бумажным документам является отдельной задачей, решение которой пока еще не поставлено на надежную основу государственного регулирования.

Возможно, существуют и иные пути решения проблемы. А пока - в отсутствии каких-либо правил, норм и требований, ситуация необременительного хаоса в этом вопросе порождает дополнительные риски, являющиеся принципиальным тормозом развития технологий.

Таковы, на сегодняшний день, истоки затронутой проблемы. Несколько лет потребуется на формирование соответствующей практики. Представляется, что тот нормативный инструментарий, который содержит действующее законодательство, вполне достаточен для начал ее формирования.